Buchhaltung sind meist die Zahlen — aber ein überraschend großer Teil des Tages besteht aus den Worten rundherum: eine Rückfrage zu einer Zahlung, die Sie nicht buchen können, ein höfliches Nachfassen wegen der Belege des letzten Monats, eine Klarstellung in einfachem Deutsch, warum die Bücher so aussehen, wie sie aussehen. Genau solche Texte kann KI sehr gut entwerfen — so verbringen Sie weniger Zeit mit dem Formulieren von E-Mails und mehr Zeit mit dem Hauptbuch.
Die Kurzfassung: Wählen Sie unten einen Prompt aus, fügen Sie ihn in einen beliebigen leistungsfähigen KI-Assistenten ein (ChatGPT, Copilot, Gemini oder Claude — die kostenlosen Versionen reichen aus), ersetzen Sie die [eckigen] Platzhalter durch die echten Angaben des Kunden, lesen Sie das Ergebnis und überarbeiten Sie es, bevor Sie es versenden. Das ist der ganze Ablauf — keine neue Software, kein Setup.
Eine Regel gilt für alle Prompts: KI entwirft den Text, Sie verantworten die Zahlen. Sie sieht nie Ihren Bankfeed, entscheidet nie, wie eine Transaktion zu buchen ist, und bestätigt nie, dass die Bücher ausgeglichen sind — das bleibt Ihre Aufgabe. Die Prompts sind so formuliert, dass Sie die abschließende Prüfung behalten, denn Genauigkeit und Kundenbeziehung gehören Ihnen, nicht dem Tool.
01
Buchungs- & Abstimmungsfragen
Sie sind auf eine Transaktion gestoßen, die Sie nicht buchen können, oder auf eine Abstimmung, die sich nicht auflösen lässt, und brauchen eine Antwort vom Kunden. Der Trick ist eine Frage, die konkret und leicht zu beantworten ist — damit sie noch am selben Tag beantwortet wird.
KI formuliert die Frage, nicht die Antwort. Sie kann Ihren Bankfeed nicht sehen und nicht entscheiden, was die Transaktion war. Geben Sie ihr die von Ihnen geprüften Fakten; sie macht daraus eine klare Nachricht.
Unbekannte Transaktion nachfragen
Formuliere eine kurze, freundliche Nachfrage an [Kundenname] zu einer Zahlung, die ich nicht buchen kann. So erscheint sie im Bankfeed: [Datum], [Betrag], "[Empfänger / Beschreibung]". Frage klar, wofür sie war und ob es geschäftlich oder privat war, und gib 2–3 wahrscheinliche Optionen an, aus denen man einfach auswählen kann, damit die Antwort zehn Sekunden dauert. Nur ein kurzer Absatz, kein Buchhaltungsjargon.
Tipp: Nennen Sie die tatsächlichen wahrscheinlichen Optionen (Lieferant, private Entnahme, Rückerstattung) — auf eine Multiple-Choice-Frage antwortet ein Kunde viel schneller als auf eine offene Frage.
Mehrere Fragen in einer E-Mail
Verwandle diese Liste ungeklärter Transaktionen in eine einzige, ordentlich strukturierte E-Mail an [Kundenname]. Positionen (Datum, Betrag, Beschreibung): [Ihre Liste einfügen]. Formuliere sie als kurze Einleitung plus nummerierte Liste, eine Zeile pro Position, jede Zeile endend mit einer einfachen Frage oder 2–3 Auswahlmöglichkeiten. Bitte sie, sich auf die Nummern zu beziehen. Leicht überfliegbar und mit Dank für die schnelle Rückmeldung.
Buchungsentscheidung erklären
Hilf mir, eine Buchungsentscheidung gegenüber [Kundenname] in einfachem Deutsch zu erklären. Was passiert ist: [z. B. Ich habe die Zahlung über [Betrag] auf [Konto] statt auf [Konto] gebucht, weil ...]. Schreibe 2–3 Sätze, die erklären, was ich getan habe und warum, in Sprache, die auch jemand ohne Buchhaltungskenntnisse versteht, und lade sie ein, sich zu melden, falls sie es anders sehen. Keine Steuerberatung — nur die von mir gewählte Behandlung erklären.
Nach Doppelbuchung oder Abweichung fragen
Schreibe eine kurze Notiz an [Kundenname] zu einer möglichen Doppelbuchung/Abweichung, die ich bei der Abstimmung bemerkt habe. Details: [was Sie sehen, z. B. zwei identische Zahlungen über [Betrag] an [Empfänger] an [Daten] oder eine Rechnung ohne passende Zahlung]. Bitte sie, zu bestätigen, ob es echt ist oder ein Fehler, ohne Schuld anzunehmen. Ein kurzer, neutraler Absatz.
02
Belege & Unterlagen nachfordern
Die Aufgabe, die jeder Buchhalter jede Woche Dutzende Male erledigt. Eine gute Erinnerung ist konkret, was fehlt und warum es wichtig ist, und leicht umzusetzen — ohne wie ein Inkassobüro zu klingen.
Erste Erinnerung — fehlende Belege
Schreibe eine leichte, freundliche erste Erinnerung an [Kundenname]. Uns fehlen noch [konkrete Dinge auflisten, z. B. Belege für drei Kartenzahlungen, der Kontoauszug für März], um die Buchhaltung für [Zeitraum] abzuschließen. Sage klar, was sie schicken sollen und wie es am einfachsten geht ([z. B. Foto in die App, E-Mail]), nenne eine freundliche Frist bis [Datum] und bedanke dich. Das ist die erste Erinnerung, also warm formulieren.
Zweite Erinnerung — bestimmter
Schreibe eine etwas bestimmtere, aber weiterhin höfliche zweite Erinnerung an [Kundenname], der [fehlende Unterlagen] noch nicht geschickt hat. Erkläre klar, warum es jetzt wichtig ist — [z. B. wir können [Zeitraum] nicht abstimmen oder den [BAS/return] ohne sie erstellen, und die Frist ist [Datum]] — und biete Hilfe an, falls es auf ihrer Seite schwierig ist. Unter 150 Wörtern, weiterhin respektvoll.
Einfache Checkliste: Was wir brauchen
Erstelle eine kurze, leicht verständliche Checkliste, die ich an [Kundenname] schicken kann und die alles enthält, was wir jedes [Woche / Monat] brauchen, um die Bücher aktuell zu halten. Sinnvoll gruppieren (Bank, Umsatz, Ausgaben/Belege, Lohn, Sonstiges). Zu jedem Punkt eine kurze Erklärung hinzufügen, wie er aussieht, damit auch jemand ohne Buchhaltungskenntnisse weiß, was er herausziehen soll, und am Ende erläutern, wie und bis wann es geschickt werden soll.
Routine für die Zukunft vereinbaren
Hilf mir, [Kundenname] eine einfache monatliche Routine vorzuschlagen, damit wir nicht in jedem Zeitraum dieselben Unterlagen nachfordern müssen. Meine Idee: [z. B. sie fotografieren Belege unterwegs und schicken Bankzugang, wir stimmen bis zum 10. ab]. Schreibe eine kurze, ermutigende Nachricht, die das als Erleichterung für sie darstellt (weniger Monatsendstress, sauberere Zahlen), erklärt, wer was macht, und fragt, ob sie das ausprobieren möchten.
03
Lohn & Lohnlauf-Kommunikation
Lohnabrechnung ist genaue Arbeit mit vielen kleinen Nachrichten drumherum — Stunden bestätigen, eine Änderung melden, eine besorgte Frage eines Mitarbeiters beantworten, die über den Kunden weitergeleitet wurde. KI entwirft die Nachricht; Sie bestätigen jede Zahl.
Lassen Sie KI niemals Lohn, Steuer oder Ansprüche berechnen. Erfassen und prüfen Sie diese in Ihrer Lohnsoftware. Diese Prompts formulieren nur den Text rund um Zahlen, die Sie bereits ermittelt haben.
Stunden vor einem Lohnlauf bestätigen
Entwirf eine kurze Nachricht an [Kundenname] mit der Bitte, die Lohnabrechnung für diesen Zeitraum zu bestätigen, bevor ich sie verarbeite. Was ich bestätigt brauche: [z. B. Stunden für Aushilfen, genommenen Urlaub, neue Eintritte oder Austritte, Boni]. Setze eine Frist ([Datum/Uhrzeit]), damit ich genug Zeit zum Durchlauf und zur Prüfung habe, und formuliere es so, dass eine schnelle Antwort leicht fällt. Kurz und klar.
Änderung auf einer Gehaltsabrechnung erklären
Hilf mir, in einfacher und beruhigender Sprache zu erklären, warum sich das Gehalt eines Mitarbeiters in diesem Zeitraum verändert hat. Die Fakten (die ich geprüft habe): [z. B. das Netto ist niedriger wegen [Grund — zusätzliche Steuer, unbezahlter Urlaub, Korrektur]]. Schreibe eine kurze Notiz, die der Arbeitgeber weitergeben kann, die den Grund klar nennt und sagt, an wen man sich bei Fragen wenden kann. Keine Steuer- oder Rechtsberatung — nur die von mir gelieferten Zahlen erklären.
Erinnerung an die Lohnfrist
Schreibe eine wiederverwendbare Erinnerungsvorlage an [Kundenname], dass die Lohnabrechnung für [Zeitraum] abgeschlossen werden muss, was ich von ihnen brauche, um sie zu verarbeiten, und bis wann ich es erhalten muss. Lasse deutliche [Platzhalter] für die Daten und variable Angaben frei, damit ich sie in jedem Zyklus wiederverwenden kann. Freundlich und gut organisiert.
04
Kunden-Updates & Alltagskommunikation
Der regelmäßige Austausch: einen neuen Kunden einführen, ein monatliches „Hier stehen Sie gerade“, die gelegentliche unangenehme Nachricht. Geben Sie der KI die Fakten und den Ton vor, und lassen Sie sie die erste Version entwerfen.
Onboarding-Notiz für neue Kunden
Schreibe eine warme, professionelle Onboarding-Nachricht an einen neuen Buchhaltungskunden, [Kundenname] bei [Firmenname]. Inhalte: eine kurze Begrüßung, die 3 Dinge, die ich für den Start brauche ([z. B. Zugriff auf den Bankfeed, Login in ihre Buchhaltungssoftware, eine Liste regelmäßiger Lieferanten]), wie oft wir an ihren Büchern arbeiten ([wöchentlich/monatlich]) und wie sie mich erreichen können. Unter 200 Wörtern, freundlich und klar, ohne Fachjargon.
Monatliches „Hier stehen Sie gerade“
Verwandle diese von mir bereits vorbereiteten Zahlen in ein kurzes, freundliches monatliches Update für [Kundenname]. Zahlen: [z. B. Umsatz [Betrag], Ausgaben [Betrag], Kontostand [Betrag], Auffälligkeiten]. Schreibe 3–4 kurze Absätze in einfachem Deutsch: wie der Monat gelaufen ist, was ihre Aufmerksamkeit verdient, und eine Erinnerung an alles, was ich noch von ihnen brauche. Warm, menschlich, ohne belehrenden Ton, und füge keine Zahl hinzu, die ich dir nicht gegeben habe.
Tipp: Fügen Sie nur Zahlen ein, die Sie bereits abgestimmt haben. KI formuliert das Update, nicht die Abschlüsse.
Eine harte Nachricht abmildern
Formuliere das so um, dass es bestimmt bleibt, aber die Beziehung intakt hält. Kontext: [was los ist, z. B. der Kunde schickt Belege erst Wochen später]. Mein knapper Entwurf: [fügen Sie ihn ein]. Schreibe es höflich und konstruktiv um, erkläre die Auswirkungen auf sie (chaotische Zahlen, Stress in letzter Minute) und schlage eine konkrete Möglichkeit vor, den nächsten Monat einfacher zu machen. Kurz halten.
Gebühren- oder Leistungsumfang-Änderung erklären
Entwirf eine Nachricht an [Kundenname], in der erklärt wird, dass sich mein Honorar für [Leistung] ab [Datum] von [alt] auf [neu] ändert oder dass der Leistungsumfang gewachsen ist, weil [Grund, z. B. das Transaktionsvolumen hat sich verdoppelt]. Sei ehrlich mit dem Grund, erinnere an den Mehrwert, den sie erhalten, und biete ein kurzes Gespräch an, falls sie darüber sprechen möchten. Warm und sicher, nicht entschuldigend.
05
Monatsende, Berichte & Prozesse
Die Arbeit rund um die Arbeit — die Notizen, die erklären, was Sie getan haben, das Verfahren, dem ein neues Teammitglied folgen kann, die Übergabe, damit nichts verloren geht. Erste Entwürfe sparen hier am meisten Zeit.
Monatsend-Notizen ausformulieren
Verwandle meine groben Monatsend-Notizen in einen klaren Bericht für die Akte. Meine Notizen: [einfügen — was Sie abgestimmt haben, was ungewöhnlich war, vorgenommene Anpassungen, noch offene Punkte]. Gliedere es in: was abgeschlossen wurde, was ungewöhnlich war und wie es behandelt wurde, welche Anpassungen vorgenommen wurden und warum, sowie offene Punkte für den nächsten Zeitraum. Sachlich und knapp, in meiner professionellen Stimme. Füge nichts hinzu, was nicht in meinen Notizen steht.
Einen wiederholbaren Prozess dokumentieren
Verwandle meine grobe Beschreibung in ein klares, schrittweises Verfahren, dem ein Teammitglied folgen könnte. Prozess: [z. B. wie ich die wöchentliche Bankabstimmung für einen Kunden durchführe]. Meine Beschreibung: [die unordentliche Version einfügen]. Formatiere es als nummerierte Schritte mit einer kurzen Notiz „was benötigt wird / worauf zu achten ist“ pro Schritt, markiere jeden Punkt, an dem etwas geprüft oder freigegeben werden sollte, und frage mich bei Unklarheiten nach, statt zu raten.
Übergabevermerk für Vertretung oder Jahresende
Schreibe einen Übergabevermerk für die Akte von [Kundenname], damit jemand anderes nahtlos weitermachen kann. Fakten: [verwendete Software, wo alles liegt, bis wann erledigt ist, Besonderheiten dieses Kunden, was noch offen ist]. Strukturiere es klar mit Überschriften, halte es praktisch und beende es mit den 3 wichtigsten Dingen, die die nächste Person zuerst tun sollte. Verwende nur das, was ich dir gegeben habe.
Lange E-Mail-Kette zusammenfassen
Fasse diese E-Mail-Kette so zusammen, dass ich dort weitermachen kann, wo sie aufgehört hat. Thread: [einfügen]. Gib mir den aktuellen Stand in einem Satz, die wichtigsten vereinbarten Punkte, offene Fragen, auf deren Antwort noch gewartet wird, und den einen Punkt, den ich als Nächstes wahrscheinlich erledigen muss. Füge nichts hinzu, was nicht im Thread steht.
Datenschutz und Prüfung in einem Satz. Prüfen Sie vor dem Einsatz für Kundenarbeit, wie ein KI-Tool mit Ihren Daten umgeht, halten Sie sensible Kennungen aus Ihren Prompts heraus und lassen Sie niemals einen Entwurf ungelesen zum Kunden gehen — Sie prüfen die Zahlen und die Buchungen, KI hilft nur mit dem Text.
06
Häufige Fragen
Welches KI-Tool sollte eine Buchhalterin oder ein Buchhalter verwenden?
Jeder leistungsfähige allgemeine Assistent eignet sich für alles auf dieser Seite — ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini oder Claude. Die kostenlosen Versionen reichen aus, um jeden Prompt auszuprobieren. Wichtiger als die Marke ist die Gewohnheit: Das Tool entwirft den Text, Sie prüfen die Zahlen und die Buchungen.
Kann KI die Abstimmung übernehmen oder meine Buchungen erfassen?
Nein — und das sollten Sie nicht zulassen. Ein allgemeiner KI-Assistent kann Ihren Bankfeed oder Ihr Hauptbuch nicht sehen und darf niemals entscheiden, was eine Transaktion ist oder ob die Bücher ausgeglichen sind. Nutzen Sie ihn für den Wortlaut rund um die Arbeit: eine unbekannte Zahlung nachfragen, eine Buchungsentscheidung erklären, Ihre Monatsend-Notizen formulieren. Das Urteil bleibt bei Ihnen.
Ist es sicher, Kundendaten in ein KI-Tool einzufügen?
Behandeln Sie es wie jeden externen Dienst und halten Sie sich an Ihre eigenen Vertraulichkeitspflichten. Lassen Sie Kontonummern, Steuernummern und andere sensible Kennungen aus dem Prompt weg — verwenden Sie die [eckigen] Platzhalter und ergänzen Sie nur den Kontext, den der Entwurf braucht. Prüfen Sie zuerst, was das Tool mit Ihren Daten macht.
Muss ich trotzdem prüfen, was die KI schreibt?
Immer. Alles hier ist ein erster Entwurf, kein fertiges Dokument. Lesen Sie jede Zeile, korrigieren Sie alles Falsche und stellen Sie sicher, dass die Zahlen und Buchungen stimmen, bevor es an einen Kunden geht. KI entwirft; ein Mensch trägt die Verantwortung.
Wenn Sie lieber hätten, dass das einfach von selbst läuft
Diese Prompts sind die manuelle Variante — kopieren, einfügen, bearbeiten, senden. Sie funktionieren, und für viele Buchhalterinnen und Buchhalter reicht das völlig aus. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie jede Woche dieselben Texte entwerfen, nachfassen und erklären, dann ist genau das der Teil, der unauffällig in den Tools laufen kann, die Sie bereits nutzen — mit sauberem Umgang mit Ihren Daten und immer einer Person, die vor dem Versand prüft.
Genau das baut SG1 Consulting mit The Everything — und es gibt ein kostenloses 22-seitiges Playbook, das genau zeigt, wie eine Kanzlei das einsetzt.