Steuerarbeit ist oft die Berechnung am Ende — aber ein großer Teil der Arbeit sind die Worte darum herum: fehlende Unterlagen für eine Erklärung nachfordern, ein Steuerergebnis in klarer Sprache erklären, dem Finanzamt antworten und Mandanten beruhigen, während Fristen näher rücken. KI eignet sich gut dafür, diese Texte zu entwerfen, sodass Sie weniger Zeit mit dem Formulieren von E-Mails verbringen und mehr Zeit für die Prüfung der steuerlichen Lage haben.
Die Kurzfassung: Wählen Sie unten einen Prompt, fügen Sie ihn in einen beliebigen leistungsfähigen KI-Assistenten ein (ChatGPT, Copilot, Gemini oder Claude — die kostenlosen Stufen reichen aus), ersetzen Sie die [eckig markierten] Stellen durch die echten Angaben des Mandanten, lesen Sie die Antwort und bearbeiten Sie sie, bevor sie versendet wird. Das ist der gesamte Ablauf — keine neue Software, kein Setup.
Eine Regel gilt durchgehend: KI entwirft die Worte, Sie verantworten die steuerliche Beurteilung. Sie gibt niemals Steuerberatung, entscheidet niemals, was abzugsfähig ist, und reicht auch nichts ein — Sie sind die letzte Prüfinstanz für jede Zahl und jede Position. Die Prompts sind so geschrieben, dass Sie die Kontrolle behalten, denn Urteil und Verantwortung liegen bei Ihnen, nicht beim Tool.
01
Unterlagen für eine Erklärung anfordern
Die häufigste Aufgabe im Umfeld des Finanzamts: die richtigen Unterlagen vom Mandanten zu bekommen, damit Sie die Erklärung korrekt fertigstellen können. Konkrete, höfliche Formulierungen führen oft schneller zu Antworten als vage.
KI schreibt die Anfrage, nicht die steuerliche Beurteilung. Sie kann Ihre Belege nicht sehen und nicht entscheiden, was abzugsfähig ist. Geben Sie ihr nur die Fakten, die Sie geprüft haben; sie macht daraus eine klare Nachricht.
Checklisten-Anfrage für eine Erklärung
Schreibe eine Checklisten-Anfrage in einfacher Sprache an [Name des Mandanten] für die Steuererklärung für [Einkommensjahr / Zeitraum]. Gruppiere die Punkte sinnvoll unter Überschriften wie Einnahmen, Ausgaben, private Nutzung, Vermögenswerte und sonstige Unterlagen. Nenne nur die Unterlagen, die wir noch benötigen: [Ihre Liste einfügen]. Bitte sie, alles Vorhandene bis [Datum] zu senden, und mache die Antwort einfach. Kurz, freundlich und praktisch halten.
Tipp: Formulieren Sie die Bitte konkret — Namen von Auszügen, Rechnungen, Bankfeeds oder Bescheiden — damit der Mandant genau weiß, wonach er suchen soll.
Erste Erinnerung an fehlende Unterlagen
Entwirf eine freundliche erste Erinnerung an [Name des Mandanten]. Wir warten noch auf [fehlende Unterlagen], um die Erklärung für [Zeitraum] fertigzustellen. Sage, was fehlt, warum das wichtig ist, und wie es am einfachsten gesendet werden kann ([E-Mail / Upload / Portal]). Den Ton leicht und hilfreich halten, mit einem sanften Hinweis auf [Datum].
Zweite Erinnerung — etwas bestimmter
Schreibe eine zweite Erinnerung an [Name des Mandanten] für [fehlende Unterlagen], freundlich, aber bestimmter. Erkläre klar, dass wir die Erklärung ohne diese Unterlagen nicht abschließen können, und erwähne die praktische Auswirkung: [z. B. wir können die Prüfung nicht abschließen / die Abgabefrist nicht einhalten / Fragen nicht richtig beantworten]. Biete Hilfe an, falls sie feststecken, und halte den Text unter 150 Wörtern.
Zu einer bestimmten Transaktion oder fehlenden Zahl nachfragen
Schreibe eine knappe Frage an [Name des Mandanten] zu einem bestimmten Punkt, den ich für die Erklärung geklärt haben muss. Details: [Transaktion / Betrag / Datum / fehlende Zahl]. Frage, worum es sich handelt, ob es einen privaten Anteil gibt und über welche Belege sie verfügen. Wenn möglich 2–3 einfache Antwortoptionen geben, damit das Antworten schnell geht. Neutral und nicht technisch halten.
02
Steuerergebnisse in einfacher Sprache erklären
Mandanten wünschen sich oft eine ruhige Erklärung, keine Vorlesung. Diese Prompts helfen dabei, das Ergebnis in einfache Sprache zu übersetzen, während die eigentliche steuerliche Beurteilung bei Ihnen bleibt.
Eine Steuernachzahlung einem besorgten Mandanten erklären
Hilf mir, [Name des Mandanten] eine Steuernachzahlung beruhigend und in einfacher Sprache zu erklären. Geprüfte Fakten: [Betrag der Nachzahlung], fällig bis [Datum], verursacht durch [kurzer sachlicher Grund]. Schreibe 3–4 kurze Absätze, die erklären, was die Nachzahlung ist, warum sie entstanden ist und was passiert, wenn sie nicht rechtzeitig bezahlt wird. Keine Steuerberatung geben — es ist ein Entwurf, keine Beratung.
Tipp: Begrenzen Sie die Erklärung auf das, was bereits bekannt ist. Wenn der Grund noch geprüft wird, sagen Sie das klar.
Eine Erstattung erklären
Schreibe eine freundliche Erklärung für [Name des Mandanten], warum ihm eine Steuererstattung zusteht. Verwende nur diese Fakten: [Erstattungsbetrag], [Zeitraum] und [kurzer sachlicher Grund, z. B. zu viel gezahlte Steuer / Gutschriften / geänderte Zahlen]. Erkläre, was die Erstattung bedeutet, dass der Betrag auf der erstellten Erklärung beruht und dass das Timing vom Finanzamt abhängt. Einfach und vorsichtig halten, ohne Termine zu versprechen.
Erklären, warum sich die Steuer gegenüber dem Vorjahr geändert hat
Entwirf eine Erklärung in einfacher Sprache für [Name des Mandanten], warum sich seine steuerliche Situation im Vergleich zum Vorjahr geändert hat. Fakten: [die tatsächlichen Unterschiede auflisten, die Sie bestätigt haben, z. B. Einkommen geändert, Ausgaben geändert, Familiensituation geändert, Vermögenswerte verkauft]. Erkläre die Hauptursachen ohne Fachjargon und ohne Behauptungen, die ich nicht geprüft habe. Gesprächig und klar halten.
Erklärer zu Cash-Zeitpunkt vs. Steuerzeitpunkt
Schreibe eine einfache Erklärung für [Name des Mandanten] über den Unterschied zwischen dem Zeitpunkt der Geldbewegung und dem Zeitpunkt, zu dem das steuerliche Ergebnis erfasst wird. Nutze diesen Kontext: [kurzes, von Ihnen geprüftes Szenario]. Erkläre in Alltagssprache, dass die Zeitpunkte voneinander abweichen können, warum das für die Erklärung wichtig ist, und dass die endgültige Behandlung von den Unterlagen und den von mir angewendeten Regeln abhängt. Kurz und nicht technisch halten.
03
Mandantenkorrespondenz
Antworten an das Finanzamt müssen korrekt, vollständig und leicht nachvollziehbar sein. KI kann helfen, die Formulierung zu entwerfen — aber nur auf Grundlage der Fakten, die Sie vorgeben, und nur als Entwurf zur Prüfung.
Lassen Sie KI niemals Fakten oder Positionen erfinden. Geben Sie ihr das Material, das Sie haben, sagen Sie ihr genau, was sie entwerfen soll, und bleiben Sie selbst die letzte Prüfinstanz für jede Zahl, jede Erklärung und jede Anlagenliste.
Auf einen Prüfungsbescheid nur mit den angegebenen Fakten antworten
Entwirf eine Antwort auf ein Schreiben des Finanzamts unter AUSSCHLIESSLICH Verwendung der unten von mir angegebenen Fakten. Füge keine neuen Fakten hinzu, spekuliere nicht und gib keine Steuerberatung — es ist ein Entwurf, keine Beratung. Fakten: [Fakten, Daten, Zahlen, Erläuterungen und verfügbare Unterlagen einfügen]. Schreibe eine professionelle Antwort, die die Fragen direkt beantwortet, den Ton respektvoll hält und alle Punkte markiert, die noch meine Prüfung benötigen.
Zusätzliche Informationen anfordern, um auf einen Bescheid zu antworten
Schreibe an [Name des Mandanten] und bitte um die zusätzlichen Informationen, die ich brauche, um auf einen Bescheid oder eine Mitteilung zu reagieren. Erkläre klar, was fehlt: [Positionen auflisten], warum ich es brauche und wie es am einfachsten gesendet werden kann. Den Ton ruhig, praktisch und konkret halten und nicht alarmistisch klingen.
Eine Änderung erklären
Hilf mir, [Name des Mandanten] zu erklären, warum ich eine eingereichte Erklärung / abgegebene Position ändern muss. Fakten: [was sich geändert hat, was entdeckt wurde und die korrigierten Zahlen]. Schreibe eine klare, ehrliche Notiz, die sagt, was sich ändert, warum die ursprüngliche Behandlung erneut geprüft wird und was ich als Nächstes von ihnen brauche. Beruhigend, aber präzise halten.
Tipp: Konzentrieren Sie sich auf den Grund für die Änderung und die benötigten Unterlagen, nicht darauf, mit dem Finanzamt zu streiten.
Nach dem Senden einer Antwort nachfassen
Entwirf eine kurze Follow-up-E-Mail an [Name des Mandanten], in der bestätigt wird, dass ich die Antwort an das Finanzamt gesendet habe. Füge eine einfache Zusammenfassung dessen bei, was abgedeckt wurde, was möglicherweise als Nächstes wieder auf uns zukommt, und worauf ich achten werde. Ruhig und knapp halten.
04
Fristen & Planung
Das sind die reibungslosen Nachrichten, die die Steuerarbeit in Bewegung halten: Erinnerungen, Einladungen zum Gespräch und praktische Hinweise zu Zahlungen und Abgabefristen.
Wiederverwendbare Erinnerung an Abgabe-/Einreichungsfrist
Erstelle eine wiederverwendbare Erinnerungsvorlage für [Name des Mandanten] zu seiner Frist für [Erklärung / Einreichung / Abgabe]. Lass klare Platzhalter für [Frist], [benötigte Unterlagen] und [Kontaktperson]. Die Nachricht soll sagen, was benötigt wird, bis wann und warum es wichtig ist, ohne drängend zu wirken.
Tipp: Erstellen Sie eine Version, die Sie für jeden Mandanten wiederverwenden können, und tauschen Sie dann nur Daten und Unterlagen aus.
Einladung zum Jahresendplanungsgespräch
Schreibe eine freundliche Einladung an [Name des Mandanten], ein Gespräch zur Jahresendplanung zu buchen. Mach deutlich, dass dies eine Gelegenheit ist, die Situation zu besprechen und die bereits vorliegenden Informationen zu prüfen, nicht ein Versprechen von Beratung in der E-Mail selbst. Schlage ein paar Termine vor oder bitte sie, einen passenden Termin zu senden, und halte den Ton hilfreich und unaufdringlich.
Ratenzahlungserinnerung
Entwirf eine freundliche Erinnerung an [Name des Mandanten] zu einer bevorstehenden Ratenzahlung. Nenne den von mir bereits bestätigten Betrag [Betrag], das Fälligkeitsdatum [Datum] und eine einfache Erinnerung, die Zahlung rechtzeitig zu veranlassen. Sachlich, freundlich und kurz halten und daraus keine Beratung machen.
Checkliste vor einer Abgabefrist
Schreibe eine kurze Checkliste vor der Frist für [Name des Mandanten]. Erwähne die Punkte, die ich noch brauche, um die Erklärung fertigzustellen: [Punkte auflisten], bestätige die Frist [Datum] und bitte sie, heute möglichst alles Offene zurückzusenden. Klar, ruhig und praktisch.
05
Verwaltung & Prozess
Die wiederholbaren Aufgaben, die Ihre Akten ordentlich halten: Ihren Ablauf dokumentieren, E-Mail-Chaos verringern und grobe Notizen in etwas verwandeln, das die Akte später tatsächlich nutzen kann.
Wiederholbaren Ablauf zur Vorbereitung einer Erklärung aufschreiben
Verwandle meine groben Notizen in einen wiederholbaren Ablauf zur Vorbereitung einer Erklärung, dem ein Teammitglied folgen könnte. Notizen: [Ihre Arbeitsnotizen einfügen]. Strukturiere es als nummerierte Schritte, mit einem kurzen Hinweis unter jedem Schritt, was zu prüfen ist und was von einer Person geprüft werden muss. Praktisch halten und nichts raten, was ich nicht geschrieben habe.
Langen E-Mail-Verlauf eines Mandanten zusammenfassen
Fasse diesen langen E-Mail-Verlauf eines Mandanten so zusammen, dass ich dort weitermachen kann, wo er aufgehört hat. Verlauf: [einfügen]. Gib mir den aktuellen Stand in einem Satz, die wichtigsten vereinbarten Fakten, die noch offenen Fragen und die nächste Aktion, die ich wahrscheinlich unternehmen muss. Nichts hinzufügen, was nicht im Verlauf steht.
Rohnotizen in eine saubere Aktennotiz umwandeln
Schreibe diese Rohnotizen in eine saubere Aktennotiz für die Mandantenakte um. Notizen: [einfügen]. Sachlich halten, wenn sinnvoll chronologisch, und in professionellem Ton. Nenne, was geprüft wurde, was mit dem Mandanten geklärt wurde, einen offenen Punkt und wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
Interne Zusammenfassung aus einer Besprechungsnotiz erstellen
Verwandle diese Besprechungsnotizen in eine kurze interne Zusammenfassung für die Akte: [Notizen einfügen]. Nur die Entscheidungen, Folgemaßnahmen und alles aufnehmen, was die Erklärung oder die Antwort an das Finanzamt beeinflusst. So schreiben, dass jemand anderes es in einer Minute lesen kann.
Datenschutz und Prüfung in einem Satz. Prüfen Sie vor der Nutzung für Mandantenarbeit, was ein KI-Tool mit Ihren Daten macht, lassen Sie sensible Kennungen aus den Prompts weg und schicken Sie niemals einen Entwurf ungeprüft an einen Mandanten — Sie prüfen die Zahlen und die steuerliche Position, die KI hilft nur bei den Worten.
06
Häufige Fragen
Welches KI-Tool sollte ein Steuerberater verwenden?
Jeder leistungsfähige allgemeine Assistent eignet sich für die Entwurfsaufgaben auf dieser Seite — ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini oder Claude. Die kostenlosen Stufen reichen aus, um jeden Prompt hier auszuprobieren. Wichtig ist nicht die Marke, sondern dass Sie der Prüfer bleiben: Das Tool entwirft die Worte, Sie prüfen die Zahlen und die steuerliche Position.
Kann KI die eigentliche Arbeit eines Steuerberaters erledigen oder Steuerberatung geben?
Nein. Ein allgemeiner KI-Assistent sollte nicht entscheiden, was abzugsfähig ist, die steuerliche Position beurteilen, eine Erklärung abschließen oder etwas für Sie einreichen. Nutzen Sie ihn für die Formulierungen rund um die Arbeit: Unterlagen nachfordern, Ergebnisse erklären, Antworten entwerfen und Notizen zusammenfassen. Die steuerliche Beurteilung bleibt beim Steuerberater.
Ist es sicher, Mandanten- oder Mitarbeiterdaten in ein KI-Tool einzufügen?
Behandeln Sie jedes KI-Tool wie jeden externen Dienst und beachten Sie Ihre eigenen Vertraulichkeitspflichten. Lassen Sie sensible Kennungen aus dem Prompt weg — verwenden Sie die [eckigen] Platzhalter und fügen Sie nur den Kontext ein, den der Entwurf wirklich braucht. Prüfen Sie, was das Tool mit Ihren Daten macht, bevor Sie es für Mandantenarbeit verwenden.
Muss ich immer noch prüfen, was die KI schreibt?
Immer. Alles auf dieser Seite erzeugt einen ersten Entwurf, kein fertiges Dokument. Lesen Sie jede Zeile, korrigieren Sie alles Falsche und stellen Sie sicher, dass Zahlen, steuerliche Position und Formulierung stimmen, bevor etwas an einen Mandanten oder das Finanzamt geht. KI entwirft; ein Mensch ist verantwortlich.
Wenn Sie möchten, dass das einfach von selbst passiert
Diese Prompts sind die manuelle Version — kopieren, einfügen, bearbeiten, senden. Sie funktionieren, und für viele Steuerberater reicht das völlig aus. Aber wenn Sie feststellen, dass Sie jede Woche dieselben Texte schreiben, nach Unterlagen fragen und Dinge erklären, dann ist genau das der Teil, der leise in den Tools laufen kann, die Sie bereits verwenden, mit sauberem Umgang mit Ihren Daten und einer immer prüfenden Person, bevor etwas rausgeht.
Genau das baut SG1 Consulting mit The Everything — und es gibt ein kostenloses 22-seitiges Playbook, das genau zeigt, wie eine Kanzlei es einsetzt.