Prompts IA pour les comptables fournisseurs

Rédige une courte question sympathique à [nom du client] au sujet d’un paiement que je ne peux pas coder. Tel qu’il apparaît dans le flux bancaire : [date], [montant], "[bénéficiaire / description]". Demande simplement à quoi il servait et s’il s’agissait d’une dépense professionnelle ou personnelle, et donne 2 à 3 options probables qu’il peut simplement choisir afin que la réponse prenne dix secondes. Limite-toi à un court paragraphe, sans jargon comptable.

Astuce : indiquez les vraies options probables (fournisseur, prélèvement du dirigeant, remboursement) — un client répond bien plus vite à un choix multiple qu’à une question ouverte.

Transforme cette liste de transactions inexpliquées en un seul e-mail clair à [nom du client]. Éléments (date, montant, description) : [collez votre liste]. Mets-le en forme avec une courte introduction puis une liste numérotée, une ligne par élément, chacune se terminant par une question simple ou 2 à 3 options à choisir. Demande-leur de répondre en indiquant les numéros. Fais en sorte que ce soit facile à parcourir et remercie-les pour leur rapidité.

Aide-moi à expliquer une décision de codage à [nom du client] en français simple. Ce qui s’est passé : [par ex. j’ai codé le paiement de [montant] sur [compte] plutôt que sur [compte] parce que ...]. Rédige 2 à 3 phrases qui disent ce que j’ai fait et pourquoi, dans un langage qu’un non-comptable comprend, et invite-le à me le signaler s’il voit les choses différemment. Pas de conseil fiscal — explique seulement le traitement que j’ai retenu.

Rédige une courte note à [nom du client] à propos d’un possible doublon / écart que j’ai repéré pendant le rapprochement. Détails : [ce que vous voyez, par ex. deux paiements identiques de [montant] à [bénéficiaire] aux [dates], ou une facture sans paiement correspondant]. Demande-lui de confirmer s’il s’agit bien d’une vraie opération ou d’une erreur, sans supposer de faute. Un seul paragraphe court et neutre.

Rédige un premier rappel léger et amical à [nom du client]. Il nous manque encore [listez les éléments précis, par ex. les reçus de trois paiements par carte, le relevé bancaire de mars] pour terminer sa comptabilité du [période]. Indique clairement quoi envoyer et la manière la plus simple de l’envoyer ([par ex. photo vers l’application, e-mail]), fixe une échéance douce au [date], et remercie-le. Comme il s’agit du premier rappel, garde un ton chaleureux.

Rédige un deuxième rappel plus ferme mais toujours courtois à [nom du client], qui n’a pas envoyé [éléments manquants]. Explique clairement pourquoi c’est important maintenant — [par ex. nous ne pouvons pas faire le rapprochement de [période] ni préparer le [BAS/déclaration] sans cela, et la date limite est le [date]] — et propose ton aide si quelque chose rend les choses difficiles de son côté. Moins de 150 mots, toujours respectueux.

Crée une courte liste de contrôle en français simple que je peux envoyer à [nom du client] avec tout ce dont nous avons besoin chaque [semaine / mois] pour tenir ses comptes à jour. Regroupe-la de façon logique (banque, ventes, achats/reçus, paie, autres). Pour chaque élément, ajoute une note d’une ligne sur son apparence afin qu’un non-comptable sache quoi récupérer, et termine par la manière et la date limite d’envoi.

Aide-moi à proposer une routine mensuelle simple à [nom du client] pour que nous n’ayons plus à réclamer les mêmes documents à chaque période. Mon idée : [par ex. il photographie les reçus au fur et à mesure et envoie l’accès bancaire, nous faisons le rapprochement avant le 10]. Rédige un message court et encourageant qui présente cela comme un moyen de lui simplifier la vie (moins de course de fin de mois, des chiffres plus propres), explique qui fait quoi, et demande s’il est d’accord pour essayer.

Rédige un bref message à [nom du client] lui demandant de confirmer la paie de cette période avant que je la traite. Ce que je dois faire confirmer : [par ex. les heures des salariés occasionnels, les congés pris, les arrivées ou départs, les primes]. Fixe la date/heure limite ([date/heure]) afin que j’aie le temps de la lancer et de la vérifier, et rends la réponse facile. Court et clair.

Aide-moi à expliquer, dans un langage simple et rassurant, pourquoi la paie d’un salarié a changé cette période. Les faits (que j’ai vérifiés) : [par ex. le net est plus faible à cause de [raison — impôt supplémentaire, congé sans solde, correction]]. Rédige une courte note que l’employeur peut transmettre et qui indique clairement la raison tout en orientant la personne vers le bon interlocuteur si elle a des questions. Pas de conseil fiscal ou juridique — explique seulement les chiffres que j’ai fournis.

Rédige un modèle de rappel réutilisable indiquant à [nom du client] que la paie de [période] doit être finalisée, ce dont j’ai besoin pour la lancer, et la date limite pour me l’envoyer. Laisse des [espaces réservés] clairs pour les dates et tout élément variable afin que je puisse le réutiliser à chaque cycle. Ton amical et organisé.

Rédige un message d’accueil chaleureux et professionnel pour un nouveau client de tenue de livres, [nom du client] chez [nom de l’entreprise]. Couvre : un bref mot de bienvenue, les 3 choses dont j’ai besoin pour commencer ([par ex. accès au flux bancaire, identifiants de leur logiciel comptable, liste des fournisseurs réguliers]), la fréquence à laquelle nous travaillerons sur leurs comptes ([hebdomadaire/mensuelle]) et la manière de me joindre. Moins de 200 mots, amical et clair, sans jargon.

Transforme ces chiffres que j’ai déjà préparés en une courte mise à jour mensuelle sympathique pour [nom du client]. Chiffres : [par ex. revenus [montant], dépenses [montant], trésorerie en banque [montant], tout élément notable]. Rédige 3 à 4 courts paragraphes en français simple : comment s’est passé le mois, ce qui mérite leur attention, et un rappel de tout ce que j’attends encore d’eux. Chaleureux, humain, sans ton moralisateur, et n’ajoute aucun chiffre que je ne t’ai pas donné.

Astuce : ne collez que les chiffres que vous avez rapprochés. L’IA rédige la mise à jour, elle ne produit pas les comptes.

Reformule ceci pour que le message reste ferme tout en préservant la relation. Contexte : [ce qui se passe, par ex. le client envoie les reçus avec plusieurs semaines de retard]. Mon brouillon direct : [collez-le]. Réécris-le pour qu’il soit poli et constructif, explique l’impact sur eux (chiffres brouillons, stress de dernière minute), et propose une manière concrète de simplifier le mois prochain. Garde-le court.

Rédige un message à [nom du client] expliquant que mes honoraires pour [service] passent de [ancien] à [nouveau] à partir du [date], ou que le périmètre s’est élargi parce que [raison, par ex. le volume de transactions a doublé]. Sois honnête sur la raison, rappelle la valeur qu’il reçoit, et invite-le à un appel rapide s’il souhaite en parler. Chaleureux et assuré, pas d’excuses.

Transforme mes notes brutes de fin de mois en un compte rendu clair pour le dossier. Mes notes : [collez-les — ce que vous avez rapproché, tout élément inhabituel, les ajustements effectués, les points encore ouverts]. Structure-les ainsi : ce qui a été terminé, tout élément inhabituel et la manière dont il a été traité, les ajustements effectués et pourquoi, et les points ouverts à suivre la période prochaine. Reste factuel et concis, dans ma voix professionnelle. N’ajoute rien qui ne figure pas dans mes notes.

Transforme ma description brute en une procédure claire, étape par étape, qu’un membre de l’équipe pourrait suivre. Processus : [par ex. comment je fais un rapprochement bancaire hebdomadaire pour un client]. Ma description : [collez la version brouillonne]. Mets-la en forme sous forme d’étapes numérotées avec une courte note « ce qu’il faut / ce qu’il faut vérifier » pour chaque étape, signale tout point où quelque chose doit être revu ou validé, et pose-moi des questions sur tout ce qui est ambigu au lieu de deviner.

Rédige une note de passation pour le dossier de [nom du client] afin que quelqu’un d’autre puisse reprendre. Faits : [logiciel utilisé, où en sont les choses, ce qui est fait à quelle date, particularités de ce client, ce qui reste en attente]. Présente-la clairement avec des titres, reste pratique, et termine par les 3 premières choses que la prochaine personne devrait faire. Utilise uniquement ce que je t’ai donné.

Résume ce fil d’e-mails pour que je puisse reprendre là où il s’est arrêté. Fil : [collez-le]. Donne-moi l’état actuel en une ligne, les points clés convenus, les questions ouvertes en attente d’une réponse, et la chose la plus probable que je dois faire ensuite. N’ajoute rien qui ne figure pas dans le fil.