Accountants AI Prompts › מנהלי הנהלת חשבונות
ספריית העתק-הדבק חינמית
הנהלת חשבונות היא בעיקר עניין של המספרים — אבל חלק מפתיע מהיום מוקדש למילים שסביבם: שאלה על תשלום שאינכם יכולים לקודד, בקשה מנומסת לקבלת קבלות מהחודש שעבר, או הערה פשוטה באנגלית שמסבירה למה הספרים נראים כמו שהם נראים. את הכתיבה הזו AI מצטיין בניסוח, כך שאתם מבזבזים פחות זמן על ניסוח מיילים ויותר זמן על הספר הראשי.
הגרסה הקצרה: בחרו הנחיה למטה, הדביקו אותה לכל עוזר AI מתאים (ChatGPT, Copilot, Gemini או Claude — הדרגות החינמיות מספיקות), החליפו את החלקים שב-[סוגריים] בפרטים האמיתיים של הלקוח, קראו מה התקבל וערכו לפני השליחה. זה כל תהליך העבודה — בלי תוכנה חדשה, בלי הגדרות.
יש כלל אחד שחוזר בכולן: AI מנסח את המילים, אתם הבעלים של המספרים. הוא לעולם לא רואה את הזנת הבנק שלכם, לעולם לא מחליט איך לקודד עסקה, ולעולם לא מאשר שהספרים מאוזנים — אלה נשארים באחריותכם. ההנחיות נכתבו כך שאתם תישארו הבודקים הסופיים, כי הדיוק והקשר עם הלקוח הם שלכם, לא של הכלי.
נתקלתם בעסקה שאינכם יכולים לקודד, או בפיוס שלא נסגר, ואתם צריכים תשובה מהלקוח. הטריק הוא שאלה ספציפית וקלה למענה — כך יש יותר סיכוי לקבל תשובה באותו יום.
כתוב שאלה קצרה וידידותית אל [שם הלקוח] לגבי תשלום שאינני יכול לקודד. כפי שהוא מופיע בהזנת הבנק: [תאריך], [סכום], "[נמען / תיאור]". שאל בפשטות למה זה היה מיועד והאם זה עסקי או אישי, ותן 2–3 אפשרויות סבירות שהם יכולים פשוט לבחור מהן, כך שלמענה יידרשו עשר שניות. שמור זאת לפסקה קצרה אחת, בלי ז'רגון חשבונאי.
טיפ: רשמו את האפשרויות הסבירות האמיתיות (ספק, משיכת בעלים, החזר) — לקוח עונה מהר הרבה יותר לשאלה רב-ברירתית מאשר לשאלה פתוחה.
הפוך את רשימת העסקאות הבלתי מוסברות הזו למייל אחד מסודר אל [שם הלקוח]. פריטים (תאריך, סכום, תיאור): [הדביקו את הרשימה שלכם]. עצב זאת כהקדמה קצרה ולאחריה רשימה ממוספרת, שורה אחת לכל פריט, כאשר כל שורה מסתיימת בשאלה פשוטה או ב-2–3 אפשרויות לבחירה. בקש מהם להשיב לפי המספרים. שמור על קריאות מהירה ותודה להם על המענה המהיר.
עזור לי להסביר החלטת קידוד אל [שם הלקוח] באנגלית פשוטה. מה קרה: [למשל, קידדתי את התשלום על סך [סכום] אל [חשבון] ולא אל [חשבון] משום ש...]. כתוב 2–3 משפטים שמסבירים מה עשיתי ולמה, בשפה שמי שאינו מנהל חשבונות יבין, והזמן אותם לסמן אם הם רואים זאת אחרת. אל תיתן ייעוץ מס — רק הסבר את הטיפול שהחלטתי עליו.
כתוב הערה קצרה אל [שם הלקוח] לגבי כפילות/אי-התאמה אפשרית שזיהיתי במהלך הפיוס. פרטים: [מה שאתם רואים, למשל שני תשלומים זהים על [סכום] אל [נמען] בתאריכים [תאריכים], או חשבונית בלי תשלום תואם]. בקש מהם לאשר אם זה אמיתי או שגיאה, בלי להניח אשמה. פסקה אחת קצרה וניטרלית.
המשימה שכל מנהל הנהלת חשבונות עושה עשרות פעמים בשבוע. תזכורת טובה היא כזו שמדויקת לגבי מה חסר ולמה זה חשוב, וקלה לפעולה — בלי להישמע כמו גובה חוב.
כתוב תזכורת ראשונה קלה וידידותית אל [שם הלקוח]. עדיין חסרים לנו [רשמו את הפריטים הספציפיים, למשל קבלות עבור שלושה תשלומי כרטיס, דף הבנק של מרץ] כדי להשלים את הנהלת החשבונות של [תקופה]. ציין בבירור מה לשלוח ומהי הדרך הקלה ביותר לשלוח זאת ([למשל, תמונה לאפליקציה, מייל]), תן דדליין עדין של [תאריך], והודה להם. זו הדחיפה הראשונה, לכן שמור על טון חם.
כתוב תזכורת שנייה נחרצת יותר אך עדיין מנומסת אל [שם הלקוח], שעדיין לא שלח/ה [הפריטים החסרים]. הסבר בפשטות למה זה חשוב עכשיו — [למשל, אי אפשר להשלים פיוס של [תקופה] או להכין את ה-[BAS/הדו"ח] בלי זה, והדדליין הוא [תאריך]] — והצע עזרה אם משהו מקשה עליהם. עד 150 מילים, עדיין מכבד.
צור רשימת בדיקה קצרה ופשוטה באנגלית שאוכל לשלוח אל [שם הלקוח] ובה כל מה שאנחנו צריכים בכל [שבוע / חודש] כדי לשמור על הספרים מעודכנים. קבץ זאת באופן הגיוני (בנק, מכירות, רכישות/קבלות, שכר, אחר). ליד כל פריט הוסף הערת שורה אחת על איך הוא נראה, כך שמי שאינו מנהל חשבונות ידע מה לאסוף, וסיים בהסבר איך ועד מתי לשלוח זאת.
עזור לי להציע שגרה חודשית פשוטה אל [שם הלקוח] כדי שנפסיק לרדוף אחרי אותם מסמכים בכל תקופה. הרעיון שלי: [למשל, הם מצלמים קבלות תוך כדי ושולחים גישה לבנק, אנחנו מבצעים פיוס עד ה-10]. כתוב הודעה קצרה ומעודדת שמציגה זאת כדרך להקל על חייהם (פחות כאוס בסוף החודש, מספרים נקיים יותר), מפרטת מי עושה מה, ושואלת אם הם מוכנים לנסות זאת.
שכר הוא עבודה מדויקת עם הרבה הודעות קטנות שמצורפות אליה — אישור שעות, סימון שינוי, מענה לשאלת עובד מודאגת שעוברת דרך הלקוח. AI מנסח את ההודעה; אתם מאשרים כל מספר.
נסח הודעה קצרה אל [שם הלקוח] המבקשת לאשר את השכר של התקופה הזו לפני שאני מעבד/ת אותו. מה שאני צריך לאישור: [למשל, שעות של עובדים מזדמנים, חופשה שנוצלה, מצטרפים חדשים או עוזבים, בונוסים]. קבע את מועד הסגירה ([תאריך/שעה]) כדי שיהיה לי זמן להריץ ולבדוק את זה, והפוך את התשובה לקלה. קצר וברור.
עזור לי להסביר, בשפה פשוטה ומרגיעה, מדוע השכר של עובד/ת השתנה בתקופה הזו. העובדות (שבדקתי): [למשל, הנטו נמוך יותר בגלל [סיבה — מס נוסף, חופשה ללא תשלום, תיקון]]. כתוב הערה קצרה שהמעסיק יכול להעביר הלאה, המציינת בבירור את הסיבה ומפנה אותם אל מי לפנות אם יש שאלות. בלי ייעוץ מס או משפטי — רק הסבר למספרים שנתתי.
כתוב תבנית תזכורת לשימוש חוזר המודיעה ל[שם הלקוח] ששכר עבור [תקופה] צריך להיות סופי, מה אני צריך מהם כדי להריץ אותו, ומהו המועד האחרון להעביר לי זאת. השאר [מצייני מקום] ברורים עבור התאריכים וכל הפריטים המשתנים כך שאוכל לעשות בה שימוש חוזר בכל מחזור. ידידותי ומסודר.
ההתכתבות הקבועה: קליטת לקוח חדש, עדכון חודשי של "הנה איפה אתם עומדים", או הודעה מביכה מדי פעם. תנו ל-AI את העובדות ואת הטון, ותנו לו לנסח את הגרסה הראשונה.
כתוב הודעת קליטה חמה ומקצועית ללקוח הנהלת חשבונות חדש, [שם הלקוח] ב-[שם העסק]. כלול: ברכה קצרה, 3 הדברים שאני צריך כדי להתחיל ([למשל, גישה להזנת בנק, כניסה לתוכנת החשבונאות שלהם, רשימת ספקים קבועים]), באיזו תדירות נעבוד על הספרים שלהם ([שבועי/חודשי]), ואיך ניתן ליצור איתי קשר. עד 200 מילים, ידידותי וברור, בלי ז'רגון.
הפוך את הנתונים האלה שכבר הכנתי לעדכון חודשי קצר וידידותי עבור [שם הלקוח]. נתונים: [למשל, הכנסות [סכום], הוצאות [סכום], מזומן בבנק [סכום], כל דבר בולט]. כתוב 3–4 פסקאות קצרות באנגלית פשוטה: איך נראה החודש, כל דבר שכדאי לשים לב אליו, ותזכורת לכל דבר שאני עדיין צריך מהם. חם, אנושי, בלי נזיפה, ואל תוסיף שום מספר שלא נתתי לך.
טיפ: הדביקו רק מספרים שכבר ביצעתם להם פיוס. AI מנסח את העדכון, לא מפיק את הדוחות.
נסח זאת מחדש כך שיישאר נחרץ אך ישמור על הקשר. הקשר: [מה קורה, למשל הלקוח ממשיך לשלוח קבלות באיחור של שבועות]. הטיוטה הישירה שלי: [הדביקו אותה]. כתוב אותה מחדש כך שתהיה מנומסת ובונה, הסבר את ההשפעה על הם (מספרים מבולגנים, לחץ של הרגע האחרון), והצע דרך אחת מעשית להקל על החודש הבא. שמור קצר.
נסח הודעה אל [שם הלקוח] המסבירה ששכר הטרחה שלי עבור [שירות] משתנה מ-[ישן] ל-[חדש] החל מ-[תאריך], או שההיקף גדל משום ש-[סיבה, למשל נפח העסקאות הוכפל]. היו כנים לגבי הסיבה, הזכירו להם את הערך שהם מקבלים, והזמינו לשיחת טלפון קצרה אם ירצו לדבר. חם ובטוח, לא מתנצל.
העבודה סביב העבודה — ההערות שמסבירות מה עשיתם, ההליך שחבר צוות חדש יכול לעקוב אחריו, מסירת האחריות כך ששום דבר לא ילך לאיבוד. טיוטות ראשונות כאן חוסכות הכי הרבה זמן.
הפוך את הערות סוף החודש הגולמיות שלי לסיכום ברור לתיק. ההערות שלי: [הדביקו אותן — מה ביצעתם לו פיוס, מה חריג, אילו התאמות בוצעו, אילו פריטים עדיין פתוחים]. בנה זאת כך: מה הושלם, מה היה חריג ואיך טופל, אילו התאמות בוצעו ולמה, ופריטים פתוחים למעקב בתקופה הבאה. שמור על עובדתיות ותמציתיות, בקול המקצועי שלי. אל תוסיף דבר שאינו בהערות שלי.
הפוך את התיאור הגולמי שלי להליך ברור צעד-אחר-צעד שעובד צוות יכול לעקוב אחריו. תהליך: [למשל, איך אני מבצע פיוס בנק שבועי ללקוח]. התיאור שלי: [הדביקו את הגרסה המבולגנת]. עצב זאת כצעדים ממוספרים עם הערת "מה נדרש / מה לבדוק" קצרה לכל צעד, סמן כל נקודה שבה משהו צריך לעבור בדיקה או אישור, ושאל אותי על כל דבר דו-משמעי במקום לנחש.
כתוב הערת מסירה עבור תיק של [שם הלקוח] כך שמישהו אחר יוכל להמשיך ממנו. עובדות: [התוכנה שבה משתמשים, היכן הדברים נמצאים, מה הושלם עד איזה תאריך, הייחודיות של הלקוח הזה, מה עוד פתוח]. סדר זאת בבירור עם כותרות, שמור על פרקטיות, וסיים בשלושת הדברים העיקריים שהאדם הבא צריך לעשות תחילה. השתמש רק במה שנתתי לך.
סכם את שרשור המיילים הזה כך שאוכל להמשיך בדיוק מהמקום שבו הוא נעצר. השרשור: [הדביקו אותו]. תן לי את הסטטוס הנוכחי בשורה אחת, את הנקודות המרכזיות שהוסכמו, את כל השאלות הפתוחות שממתינות לתשובה, ואת הדבר האחד שסביר ביותר שעליי לעשות הבא. אל תוסיף שום דבר שאינו בשרשור.
כל עוזר כללי טוב יכול לעבוד עם כל מה שבעמוד הזה — ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini או Claude. הדרגות החינמיות מספיקות כדי לנסות כל הנחיה. המותג פחות חשוב מההרגל: הכלי מנסח את המילים, אתם בודקים את המספרים ואת הקידוד.
לא — ואתם לא צריכים לתת לו. עוזר AI כללי לא יכול לראות את הזנת הבנק או את הספר הראשי שלכם ולעולם לא צריך להחליט מהי עסקה או האם הספרים מאוזנים. השתמשו בו לניסוח סביב העבודה: בירור על תשלום לא מזוהה, הסבר החלטת קידוד, כתיבת סיכום סוף החודש. השיפוט נשאר שלכם.
התייחסו אליו כמו לכל שירות חיצוני ופעלו לפי חובות הסודיות שלכם. שמרו מספרי חשבון בנק, מספרי תיקי מס ומזהים רגישים אחרים מחוץ להנחיה — השתמשו במצייני המקום שב-[סוגריים] והוסיפו רק את ההקשר שהטיוטה צריכה. בדקו קודם מה הכלי עושה עם הנתונים שלכם.
תמיד. כל מה שכאן הוא טיוטה ראשונה, לא מסמך מוגמר. קראו כל שורה, תקנו כל דבר שגוי, וודאו שהמספרים והקידוד נכונים לפני שזה עובר ללקוח. AI מנסח; אדם אחראי.
ההנחיות האלה הן הגרסה הידנית — העתקה, הדבקה, עריכה, שליחה. הן עובדות, ולמגוון גדול של מנהלי הנהלת חשבונות זה מספיק בהחלט. אבל אם אתם מוצאים את עצמכם עושים את אותה כתיבה, רדיפה והסברה בכל שבוע, זה החלק שיכול לרוץ בשקט בתוך הכלים שכבר יש לכם, כשהנתונים שלכם מטופלים כראוי ואדם תמיד עובר על הכול לפני שמשהו נשלח.
זה מה ש-SG1 Consulting בונה עם The Everything — ויש גם חוברת חינמית בת 22 עמודים שמראה בדיוק איך משרד מיישם זאת בעבודה.