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簿記の仕事の中心は数字ですが、実はその周りの言葉にかなりの時間がかかります。 たとえば、仕訳できない支払いの確認、先月の領収書を丁寧に催促する文章、帳簿の状態をやさしく説明する平易な文面などです。そうした文章は AI がとても得意なので、メール作成にかける時間を減らし、台帳に集中できます。
短く言うと: 下のプロンプトを選び、対応可能な AI アシスタント（ChatGPT、Copilot、Gemini、Claude など。無料版で十分）に貼り付け、[かっこで囲まれた]部分を実際のクライアント情報に置き換え、返ってきた文章を読み、送信前に編集します。これで作業は完了です。新しいソフトも設定も必要ありません。
すべてのプロンプトに共通するルールはひとつです。AI は文章を下書きし、数字の責任はあなたが持つということです。AI は銀行取引データを見られず、取引の仕訳を決めることもなく、貸借が合っているかを確認することもありません。そこはあなたの仕事です。プロンプトは、最終確認者があなたである前提で作られています。正確さもクライアントとの関係も、ツールではなくあなたのものだからです。
仕訳できない取引に当たったり、消えない照合差額が出たりして、クライアントに確認が必要な場面です。大事なのは、答えやすく、かつ具体的な質問にすること。そうすれば、その日のうちに返事が来やすくなります。
[クライアント名] に、仕訳できない支払いについて短く親しみやすく問い合わせる文を書いてください。銀行データ上の表示は次のとおりです: [日付]、[金額]、"[支払先 / 説明]"。それが何の支払いだったのか、事業用か個人用かをはっきり尋ね、返信に 10 秒ほどしかかからないように、選ぶだけの候補を 2〜3 個添えてください。1 つの短い段落にまとめ、会計用語は使わないでください。
ヒント: 実際にありそうな候補（仕入先、オーナー引出し、返金など）を入れてください。自由記述よりも選択式のほうが、クライアントははるかに早く答えられます。
未確認の取引の一覧を、[クライアント名] 宛ての 1 通の整理されたメールにしてください。項目（日時、金額、説明）は次のとおりです: [リストを貼り付けてください]。短い前置きのあとに番号付きリストを付け、1 項目につき 1 行、各行の最後に簡単な質問または 2〜3 個の選択肢を入れてください。番号に対応して返信してもらうようお願いし、さっと読める形にして、素早く対応してくれたことへのお礼も入れてください。
[クライアント名] に仕訳判断を平易な英語で説明するのを手伝ってください。起きたこと: [例: [金額] の支払いを [勘定科目] ではなく [勘定科目] に仕訳しました。理由は ...]。私が何をして、なぜそうしたのかを、簿記に詳しくない人にもわかる言葉で 2〜3 文にまとめ、違って見えるなら知らせてほしいと添えてください。税務アドバイスは不要です。私が決めた処理の内容だけを説明してください。
照合作業中に見つけた、重複または不一致の可能性について、[クライアント名] 宛ての簡潔なメモを書いてください。詳細: [見えている内容。例: [日付] の同額 [金額] の [支払先] への支払いが 2 件ある、または請求書に対応する支払いがない]。責任を決めつけず、本物かエラーかを確認してほしいと伝えてください。短く、ニュートラルな 1 段落でお願いします。
簿記担当者が週に何度も行う作業です。よいリマインドは、何が不足しているか、なぜ必要なのかが具体的で、しかも対応しやすいものです。督促状のように聞こえないことも大切です。
[クライアント名] に向けた、やさしく親しみやすい最初のリマインドを書いてください。[3 件のカード支払いの領収書、3 月の銀行明細書など、具体的な不足物を列挙] がまだ不足しており、[期間] の記帳を完了できていません。何を送ってほしいのか、どう送るのがいちばん簡単か（[例: アプリに写真を送る、メール]）をはっきり伝え、[日付] までというやわらかな期限を示し、お礼も添えてください。最初の声かけなので、温かいトーンでお願いします。
[不足している項目] をまだ送っていない [クライアント名] に、礼儀を保ちながら少し強めの 2 回目のリマインドを書いてください。今なぜ必要なのかを率直に説明してください — [例: これがないと [期間] の照合や [BAS/申告書] の作成ができず、締切は [日付] です] — そして、相手側で何か難しいことがあれば手伝うと伝えてください。150 語未満で、敬意は保ってください。
[クライアント名] に送れる、毎 [週 / 月] 必要なものをまとめた、短く平易なチェックリストを作成してください。自然に分類し（銀行、売上、仕入・領収書、給与、その他）、各項目には、簿記に詳しくない人でも何を用意すべきか分かるように 1 行の説明を付け、最後に送付方法と送付期限も入れてください。
毎月、同じ書類を追いかけなくて済むように、[クライアント名] に提案するシンプルな月次ルーティンを考えるのを手伝ってください。私の考えは: [例: その都度領収書を撮影してもらい、銀行アクセスを送ってもらう。こちらは 10 日までに照合する]。相手の負担を減らす提案として、どちらにも得があること（締め作業が減る、数字がきれいになる）を伝え、誰が何をするかを整理し、試してみてもよいか尋ねる短い励ましの文にしてください。
給与は、正確さが求められるうえに、細かな連絡が多い作業です。勤務時間の確認、変更点の共有、クライアント経由で届いた従業員の不安への返答などがあります。AI は文面を下書きし、あなたがすべての数字を確認します。
[クライアント名] に、今期の給与を処理する前に内容確認をお願いする短いメッセージを書いてください。確認したい内容: [例: アルバイトの勤務時間、取得した休暇、新規入社者または退職者、ボーナス]。実行の締切（[日付/時刻]）を示し、処理と確認の時間が取れるようにしてください。短く、明確に。
今期に従業員の給与が変わった理由を、平易で安心感のある言葉で説明するのを手伝ってください。確認済みの事実は次のとおりです: [例: 手取りが下がったのは [理由 — 追加税、無給休暇、修正]]。雇用主がそのまま伝えられるよう、理由を明確に示し、質問があれば誰に聞けばよいかも案内する短い文にしてください。税務や法律の助言は不要です。私が示した数字の説明だけで構いません。
[クライアント名] に対して、[期間] の給与を確定する必要があること、実行に必要なもの、そして私に渡す締切を伝える、再利用可能なリマインダーテンプレートを書いてください。日付や変動項目を差し替えられるよう、明確な [プレースホルダー] を残してください。親しみやすく、整理された文面で。
新規クライアントの導入、毎月の「今の状況です」の連絡、少し気まずいメッセージなど、日々のやり取りです。事実とトーンを AI に渡して、最初の下書きを作らせましょう。
新しい簿記クライアント、[クライアント名] の [事業名] 宛てに、温かくプロフェッショナルな導入メッセージを書いてください。内容: 短い歓迎の言葉、開始に必要な 3 つの項目（[例: 銀行データへのアクセス、会計ソフトのログイン情報、定期仕入先の一覧]）、どのくらいの頻度で記帳作業を行うか（[毎週 / 毎月]）、私への連絡方法。200 語未満で、親しみやすく、わかりやすく、専門用語は使わないでください。
すでに用意した数字を、[クライアント名] 宛ての短く親しみやすい月次報告に変えてください。数字: [例: 売上 [金額]、経費 [金額]、銀行残高 [金額]、特記事項]。平易な日本語で 3〜4 段落にまとめ、今月の様子、注意すべき点、そしてまだ必要なものがあればそれを伝えてください。温かく、人間味があり、説教っぽくならないようにし、渡していない数字は追加しないでください。
ヒント: 照合済みの数字だけを貼り付けてください。AI の役割は更新文の作成であって、帳簿作成ではありません。
強さは残しつつ関係性を損なわないように、次の文を言い換えてください。状況: [何が起きているか、例: クライアントが何週間も遅れて領収書を送ってくる]。私の率直な下書き: [貼り付けてください]。丁寧で建設的な表現に直し、相手にとっての影響（数字が乱れる、締切前のストレスなど）を説明し、次の月を少し楽にする具体的な方法を 1 つ提案してください。短くまとめてください。
[クライアント名] に、[サービス] の私の料金が [旧料金] から [新料金] へ [日付] から変更になること、または [理由、例: 取引量が倍増した] ために作業範囲が広がったことを説明するメッセージを作成してください。理由は正直に伝え、得られる価値を思い出してもらい、話したい場合は気軽に電話してほしいと添えてください。温かく自信のある文面で、謝罪調にはしないでください。
仕事の周辺にある仕事、つまり何をしたかを説明するメモ、新しいチームメンバーがたどれる手順、情報を失わないための引き継ぎです。ここでの下書き作成は、いちばん時間を節約できます。
ざっくり書いた月末メモを、ファイル用のわかりやすい報告書にしてください。メモ: [貼り付けてください — 照合した内容、特記事項、行った調整、未解決の項目]。構成は、完了した作業、特記事項とその処理方法、行った調整とその理由、次期にフォローする未処理項目、としてください。事実に基づき、簡潔に、私のプロフェッショナルな文体で。メモにないことは追加しないでください。
ざっくりした説明を、チームメンバーがそのまま実行できる明確な手順書にしてください。プロセス: [例: クライアントの週次銀行照合をどう行うか]。私の説明: [雑多な版を貼り付けてください]。番号付き手順にし、各手順に「必要なもの / 確認ポイント」を短く付け、レビューや承認が必要な箇所は明示してください。曖昧な点は推測せず、私に質問してください。
[クライアント名] のファイルについて、別の人が引き継げるような引き継ぎメモを書いてください。事実: [使用ソフト、資料の場所、どこまで完了しているか、このクライアント特有の注意点、未完了事項]。見出しを付けてわかりやすく整理し、最後に次の担当者が最初にやるべき 3 つのことを挙げてください。私が渡した情報だけを使ってください。
このメールのやり取りを、途中からすぐ続けられるように要約してください。スレッド: [貼り付けてください]。現在の状況を 1 行で、合意済みの重要点、返事待ちの未解決事項、次に私がやる可能性が高いことを示してください。スレッドにないことは追加しないでください。
このページの内容なら、対応可能な一般向けアシスタントであれば何でも使えます。ChatGPT、Microsoft Copilot、Google Gemini、Claude などです。無料版で十分にすべてのプロンプトを試せます。大事なのはブランドではなく習慣です。ツールは文章を下書きし、あなたが数字と仕訳を確認します。
いいえ。任せるべきではありません。一般的な AI アシスタントは銀行データや台帳を見ることができず、取引の性質や貸借の一致を決めてはいけません。使うのは、未確認の支払いへの問い合わせ、仕訳判断の説明、月末報告の文章化など、作業に添える文面です。判断はあなたのものです。
外部サービスとして扱い、自分たちの守秘義務に従ってください。口座番号、納税者番号などの機密性の高い識別情報はプロンプトに入れず、[かっこで囲まれた] プレースホルダーを使って、下書きに必要な文脈だけを加えてください。まず、そのツールがデータをどう扱うか確認してください。
必ずあります。ここにあるものはすべて下書きであり、完成版ではありません。すべての行を読み、間違いを直し、クライアントに送る前に数字と仕訳が正しいことを確認してください。AI が下書きを作り、責任を持つのは人間です。
これらのプロンプトは手動版です。コピーして、貼り付けて、編集して、送る。確かに使えますし、多くの簿記担当者にはそれで十分です。ただ、毎週同じ下書き作成、催促、説明をしているなら、その部分は、すでに使っているツールの中で静かに動かせます。データは適切に扱われ、何かを送る前には必ず人が確認します。
それを SG1 Consulting が The Everything で構築しています。さらに、ある会計事務所がそれをどう活用するかを正確に示した 22 ページの無料プレイブックもあります。