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給与計算の中心は数字ですが、実は日々の多くはその周辺の文章です：支給処理前の時間確認、給与明細が変わった理由の説明、新規入社者への案内、心配している従業員への平易な回答など。こうした文章作成はAIが得意なので、メッセージ作成にかける時間を減らし、正確な給与計算に集中できます。
要するに：下のプロンプトを選び、対応できるAIアシスタント（ChatGPT、Copilot、Gemini、Claude。無料版で十分）に貼り付け、[角括弧]の部分を実際の給与情報に置き換え、返ってきた内容を読んでから送信前に修正してください。これで全体の流れは完了です。新しいソフトも設定も不要です。
すべてに共通するルールは、AIは文章を下書きし、数値はあなたが責任を持つということです。AIは賃金、税金、権利・手当を計算しませんし、従業員に何が支払われるべきかも判断しません。それらは給与計算ソフトで算出し、あなたが確認します。ここにあるプロンプトは、すでに算出した支給処理に添える文面を整えるためのものです。
給与計算を行う前には、クライアントや管理者から一度で必要事項を確認したい場面がよくあります。たとえば、勤務時間、休暇、入社者、退職者、ボーナス、締切などです。よい依頼文は、具体的で短く、返答しやすいものです。
この支給処理を進める前に確認が必要なため、[クライアント名 / 管理者名]宛ての簡潔なメッセージを作成してください。確認したい内容は、[実働時間、取得休暇、新規入社者、退職者、ボーナス、残業、その他の給与変更]です。締切は[日付/時刻]として、給与処理と確認に十分な時間を確保できるようにし、変更点だけを簡単に返信できる形にしてください。短く、わかりやすく、親しみのある文面で。
ヒント：確認してほしい項目を具体的に列挙してください。簡潔なチェックリストのほうが、「特に変更ありますか？」より早く返答が来ます。
[クライアント名 / 管理者名]に、[期間]の支給処理に関する情報は[日付/時刻]までに提出するよう、丁寧なリマインダーを書いてください。今すぐ含める必要がある変更内容として、[例：残業、休暇、手当の変更、新規入社者、退職者、賞与承認]を挙げてください。簡潔で実務的、転送しやすい文面にしてください。
支給処理を完了するためにまだ必要な不足情報を依頼する、整ったメール文に書き直してください：[不足項目の一覧を貼り付け]。短い前文のあとに番号付きリストを付け、各項目の後ろに簡単な質問または指示を1行ずつ入れてください。番号ごとに返信してもらうよう依頼してください。親しみがありつつ、しっかり、要点を押さえた文面で。
[クライアント名 / 管理者名]宛てに、[期間]の給与についてまだ承認を受け取っていないため、落ち着いたフォローアップを作成してください。安全に処理するには最終承認が必要であること、すでに伝えた締切（[日付/時刻]）に触れること、できるだけ早く確認するか遅れがあるなら知らせてほしいと依頼してください。敬意を保ち、責めるような表現は避けてください。
給与が変わると、従業員が欲しいのは長い説明ではなく、シンプルな理由です。確認済みの事実をAIに渡し、その事実の範囲内で平易な説明文を作らせてください。
従業員の今期の手取りがなぜ変わったのかを、平易で安心感のある言葉で説明するのを手伝ってください。確認済みの事実：[例：前回より無給休暇が多い、残業時間が少ない、単発のボーナス、前回給与の修正]。私が与えた内容以外は追加せず、何が変わったのか、なぜ手取りが違うのかを説明する短い文を2〜4文で書いてください。わかりやすく、人間らしい表現で。
[従業員名]宛てに、給与明細にあるこの控除についての簡単な説明文を作成してください：[控除名 / 理由]。確認済みの事実：[何に関係するか、いつ適用されるか、一度限りか継続か]。専門用語は避け、やさしい表現で、さらに確認したい場合は誰に相談すればよいかも伝えてください。
[従業員名]の給与における遡及支給／修正について説明する短いメモを書いてください。確認済みの事実は、[何を修正したか、どの期間に関係するか、なぜ調整が必要だったか]です。給与が修正済み情報を反映するように調整されたことを説明し、落ち着いた事実ベースの文面にし、金額の計算や再記載はしないでください。
今期の給与が変わった理由を尋ねてきた従業員への返信文を作成してください。使ってよいのは次の事実だけです：[理由、関連日付、確認済みの給与情報を貼り付け]。簡潔で、敬意があり、理解しやすい文面にし、必要なら給与チームが個別項目を再確認できる旨も伝えてください。計算の話はせず、説明だけにしてください。
入社時と退職時の給与対応は、必要な情報をきちんと集め、次に何が起こるかをわかりやすく伝えることが中心です。AIは依頼文や最終給与の説明文づくりを手伝えますが、手続きと確認はあなたが管理します。
[事業名]の雇用主を通じて、新入社員へ送る温かい導入メッセージを書いてください。内容は、簡単な歓迎の言葉、設定に必要な給与情報、送付先、次に連絡が来る目安を含めてください。親しみやすく実用的にし、給与情報は個人的に回さず、雇用主または給与担当者経由で送るよう明確にしてください。
ヒント：人事全体の案内ではなく、給与設定に絞ると反応が早くなります。短いメッセージがいちばん返答を得やすいです。
新入社員に対し、給与設定に必要な情報を依頼する文面を作成してください：[銀行口座情報、スーパー情報、税務情報、その他必要書類]。機密性の高い本人確認書類や番号は、会社から安全な方法を案内されていない限りメールで送らないよう明記してください。情報の安全な送付方法を簡潔に示し、落ち着いたプロフェッショナルなトーンにしてください。
会社を退職する従業員に対し、最終給与について説明するのを手伝ってください。確認済みの事実：[最終勤務日、支払う休暇または消化する休暇、未精算経費、その他の最終調整]。金額の計算や法的助言は行わず、最終給与に何が含まれるか、いつ受け取れる見込みかを、平易な日本語で短く説明してください。
誰かが退職する際に確認する給与項目をまとめた、雇用主向けの簡潔なチェックリストを作成してください：[最終日、最終タイムシート、未消化休暇、手当、控除、備品返却、最終給与明細の連絡先]。平易な言葉で、すぐに社内共有できる形式にしてください。
給与業務では、小さな質問に落ち着いてわかりやすく答える時間が多くを占めます。目的は完璧な規程文ではなく、給与処理の内容と次の流れを相手に理解してもらえる、平易な返信です。
クライアント／管理者経由で伝わってきた、従業員からの質問に対する平易な返信を作成してください。質問：[質問を貼り付け]。確認できる事実：[確認済みの給与情報を貼り付け]。給与部門が何を行ったのか、次に何を期待すべきか、見直しを希望する場合は誰に相談できるかを説明する、落ち着いた敬意ある回答にしてください。事実にないことは推測しないでください。
従業員の休暇残高を平易な言葉で説明するのを手伝ってください。事実：[期首残高、取得休暇、付与された休暇、調整、現在残高]。残高がその数字になっている理由を短く書き、給与／人事記録もそれに応じて更新されたと伝えてください。平易な日本語にし、新しい計算はしないでください。
管理者または従業員向けに、この給与に関する質問を中立的かつ一般的に説明してください：[規程 / 分類 / 等級の論点]。使ってよい事実は次のみです：[職務内容、検討中の等級または分類、確認済みの給与または人事情報]。表現は一般的にし、法的助言は避け、最終的な解釈は給与決定の前に会社で確認すべきと伝えてください。
[管理者名 / クライアント名]宛てに、このシフト表／タイムシートの問題について確認を求める短いメッセージを書いてください：[問題の内容を記述]。給与処理を完了するために必要な具体的な情報を尋ね、ニュートラルな表現にし、訂正内容だけを返してもらいやすくしてください。短い1段落で。
繰り返し発生する事務こそ、AIで最も時間を節約できます。リマインダー、手順書、引き継ぎ、スレッド要約などです。散らかったメモを、次の担当者が実際に追える形へ整えるのに使ってください。
[クライアント名]向けに、[期間]の支給処理を[日付/時刻]までに完了するよう伝える、再利用可能な給与リマインダーテンプレートを作成してください。変動する部分のためのプレースホルダーをわかりやすく残してください：[必要な入力、連絡先、特記事項]。親しみやすく、整理されていて、毎回使いやすい形式で。
私のラフな説明を、チームメンバーが従える明確な給与処理手順に整えてください。処理：[例：毎週または隔週の支給処理]。メモ：[散らかった版を貼り付け]。各ステップを番号付きで並べ、各項目に「必要なもの／確認事項」の短いメモを付け、確認や承認が必要な箇所は明示してください。曖昧な点は推測せず、私に確認してください。
この給与関連メールのスレッドを要約して、私が続きから対応できるようにしてください。スレッド：[貼り付け]。現在の状況を1行で、合意済みの重要ポイント、返信待ちの未解決事項、そして次に私がやる可能性が高いことを1つ挙げてください。スレッドにない内容は追加しないでください。
[事業名 / クライアント名]の給与業務について、別の人が引き継げるようなメモを書いてください。事実：[使用ソフト、給与頻度、現時点で完了していること、注意点、未完了事項]。見出しを付けてわかりやすく整理し、実務的にまとめ、最後に次の担当者が最初に行うべきことを上位3つ挙げてください。私が与えた内容だけを使ってください。
このページの下書き作業には、一般的な有能アシスタントならどれでも使えます。ChatGPT、Microsoft Copilot、Google Gemini、Claude などです。無料版でも、ここにあるすべてのプロンプトを試すには十分です。大切なのはブランドではなく、レビュー担当が自分であることです。ツールは文章を下書きし、あなたが給与を確認します。
いいえ、させるべきではありません。一般的なAIアシスタントは、給与ソフトを操作したり、賃金、税金、権利・手当を計算したり、誰に何が支払われるべきかを判断したりできません。使うのは文章だけにしてください。入力内容の確認、給与明細変更の説明、新規入社者の案内、スレッドの要約などです。給与判断はあなたの責任です。
AIツールも他の外部サービスと同じように扱い、守秘義務を守ってください。必要のない機微な識別情報や個人情報は貼り付けないでください。[角括弧]のプレースホルダーを使い、下書きに本当に必要な文脈だけを追加してください。給与業務に使う前に、そのツールがデータをどう扱うかを確認してください。
必ずあります。このページの内容はすべて最初の下書きであり、完成版ではありません。すべての行を読み、間違いを修正し、クライアントや従業員に送る前に給与の数値と処理が正しいことを確認してください。下書きを作るのはAI、責任を負うのは人です。
このプロンプト集は手作業版です。コピーして、貼り付けて、編集して、送る。確かに使えますし、多くの給与チームにはそれで十分です。ただ、毎回同じリマインダー、説明、引き継ぎをしているなら、それは今使っているツールの中で静かに回せる部分です。データは適切に扱われ、送信前には必ず人が確認します。
それを実現するのが、SG1 Consulting が The Everything とともに構築する仕組みです。さらに、会計事務所が実際にどう活用するかを示した無料の22ページのプレイブックもあります。