Boekhouden draait vooral om de cijfers — maar een verrassend groot deel van de dag bestaat uit de woorden eromheen: een vraag over een betaling die je niet kunt coderen, een beleefde herinnering om de bonnetjes van vorige maand op te sturen, een duidelijke notitie in gewone taal die uitlegt waarom de boeken eruitzien zoals ze eruitzien. AI is juist goed in het opstellen van zulke teksten, zodat jij minder tijd kwijt bent aan e-mails formuleren en meer tijd overhoudt voor het grootboek.
De korte versie: kies hieronder een prompt, plak die in een geschikte AI-assistent (ChatGPT, Copilot, Gemini of Claude — de gratis versies zijn prima), vervang de [tussen vierkante haken geplaatste] onderdelen door de echte gegevens van de klant, lees wat terugkomt en bewerk het voordat het verstuurd wordt. Dat is de hele werkwijze — geen nieuwe software, geen installatie.
Eén regel geldt voor alles hier: AI schrijft de woorden, jij bent verantwoordelijk voor de cijfers. Het ziet nooit je bankfeed, beslist nooit hoe een transactie wordt gecodeerd en bevestigt nooit dat de boeken in balans zijn — dat blijft jouw werk. De prompts zijn geschreven om jou als eindbeoordelaar te houden, omdat de nauwkeurigheid en de klantrelatie van jou zijn, niet van de tool.
01
Coderen & reconciliatievragen
Je bent tegen een transactie aangelopen die je niet kunt coderen, of een reconciliatie die niet sluit, en je hebt een antwoord van de klant nodig. De truc is een vraag die specifiek is en makkelijk te beantwoorden — zodat die dezelfde dag nog echt beantwoord wordt.
AI schrijft de vraag, niet het antwoord. Het kan je bankfeed niet zien en ook niet bepalen wat de transactie was. Geef het de feiten die je hebt gecontroleerd; het maakt er een duidelijke boodschap van.
Vraag naar een onbekende transactie
Schrijf een korte, vriendelijke vraag aan [klantnaam] over een betaling die ik niet kan coderen. Zoals die in de bankfeed verschijnt: [datum], [bedrag], "[begunstigde / beschrijving]". Vraag eenvoudig waar het voor was en of het zakelijk of privé was, en geef 2–3 waarschijnlijke opties waaruit ze gewoon kunnen kiezen, zodat antwoorden tien seconden kost. Houd het bij één korte alinea, geen boekhoudjargon.
Tip: noem de echte waarschijnlijke opties (leverancier, opnames door eigenaar, een terugbetaling) — een klant beantwoordt een meerkeuzevraag veel sneller dan een open vraag.
Meerdere vragen in één e-mail
Zet deze lijst met onverklaarde transacties om in één nette e-mail aan [klantnaam]. Items (datum, bedrag, beschrijving): [plak je lijst]. Maak er een korte inleiding plus een genummerde lijst van, één regel per item, elk eindigend met een eenvoudige vraag of 2–3 opties om uit te kiezen. Vraag hen om op de nummers te reageren. Houd het makkelijk scanbaar en bedank hen voor de snelle terugkoppeling.
Een coderingsbeslissing uitleggen
Help me een coderingsbeslissing in gewone taal uit te leggen aan [klantnaam]. Wat er gebeurde: [bijv. ik heb de betaling van [bedrag] gecodeerd op [rekening] in plaats van [rekening] omdat ...]. Schrijf 2–3 zinnen die zeggen wat ik heb gedaan en waarom, in taal die een niet-boekhouder begrijpt, en nodig hen uit om het te melden als zij het anders zien. Geef geen belastingadvies — leg alleen de behandeling uit die ik heb gekozen.
Vragen over een duplicaat of mismatch
Schrijf een korte notitie aan [klantnaam] over een mogelijk duplicaat/verschil dat ik heb gezien tijdens de reconciliatie. Details: [wat je ziet, bijv. twee identieke betalingen van [bedrag] aan [begunstigde] op [data], of een factuur zonder overeenkomstige betaling]. Vraag hen te bevestigen of het echt is of een fout, zonder schuld te veronderstellen. Één korte, neutrale alinea.
02
Bonnetjes & documenten opvragen
De taak die elke boekhouder tientallen keren per week doet. Een goede herinnering is specifiek over wat ontbreekt en waarom dat belangrijk is, en makkelijk uit te voeren — zonder te klinken als een incassobureau.
Eerste herinnering — ontbrekende bonnetjes
Schrijf een lichte, vriendelijke eerste herinnering aan [klantnaam]. We missen nog steeds [noem de specifieke items, bijv. bonnetjes voor drie kaartbetalingen, het bankafschrift van maart] om hun boekhouding voor [periode] af te ronden. Zeg duidelijk wat ze moeten sturen en wat de makkelijkste manier is om het te versturen ([bijv. foto naar de app, e-mail]), geef een vriendelijke deadline van [datum] en bedank hen. Dit is de eerste herinnering, dus houd het warm.
Tweede herinnering — strakker
Schrijf een tweede herinnering aan [klantnaam] die steviger is maar nog steeds beleefd, omdat ze [ontbrekende items] nog niet hebben gestuurd. Leg eenvoudig uit waarom het nu belangrijk is — [bijv. we kunnen [periode] niet afstemmen of de [BAS/aangifte] niet opstellen zonder deze, en de deadline is [datum]] — en bied aan om te helpen als er iets is dat het aan hun kant lastig maakt. Onder de 150 woorden, nog steeds respectvol.
Een eenvoudige checklist met “wat we nodig hebben”
Maak een korte checklist in gewone taal die ik kan sturen naar [klantnaam] van alles wat we elke [week / maand] nodig hebben om hun boeken up-to-date te houden. Groepeer logisch (bank, verkopen, inkopen/bonnen, loonadministratie, overige). Voeg bij elk item een korte notitie toe over hoe het eruitziet, zodat een niet-boekhouder weet wat hij of zij moet pakken, en sluit af met hoe en vóór wanneer het gestuurd moet worden.
Een routine voor de toekomst opzetten
Help me een eenvoudige maandelijkse routine voor te stellen aan [klantnaam], zodat we niet elke periode steeds dezelfde documenten hoeven op te vragen. Mijn idee: [bijv. zij fotograferen bonnetjes terwijl ze die maken en geven banktoegang, wij stemmen af vóór de 10e]. Schrijf een korte, aanmoedigende boodschap die het neerzet als het makkelijker maken van hun leven (minder maandafsluitstress, schonere cijfers), zet uiteen wie wat doet en vraag of ze het willen proberen.
03
Loonadministratie & communicatie over loonruns
Loonadministratie is precies werk met veel kleine berichtjes erbij — uren bevestigen, een wijziging melden, een bezorgde vraag van een medewerker beantwoorden die via de klant loopt. AI stelt het bericht op; jij bevestigt elk cijfer.
Laat AI nooit loon, belasting of aanspraken berekenen. Voer die in en controleer ze in je loonsoftware. Deze prompts schrijven alleen de tekst rond cijfers die je al hebt berekend.
Uren bevestigen vóór een loonrun
Maak een kort bericht aan [klantnaam] waarin je vraagt om deze periode de loonadministratie te bevestigen voordat ik die verwerk. Wat ik bevestigd nodig heb: [bijv. uren van flexwerkers, opgenomen verlof, nieuwe medewerkers of uitdiensttreders, bonussen]. Zet de deadline ([datum/tijd]) zodat ik tijd heb om het te draaien en te controleren, en maak het makkelijk om te antwoorden. Kort en duidelijk.
Een wijziging op een loonstrook uitleggen
Help me in gewone, geruststellende taal uit te leggen waarom het loon van een werknemer deze periode is veranderd. De feiten (die ik heb gecontroleerd): [bijv. nettoloon is lager door [reden — extra belasting, onbetaald verlof, een correctie]]. Schrijf een korte notitie die de werkgever kan doorsturen, waarin de reden duidelijk wordt uitgelegd en wordt aangegeven bij wie ze terechtkunnen met vragen. Geen belasting- of juridisch advies — leg alleen de cijfers uit die ik heb gegeven.
Herinnering aan loonrundeadline
Schrijf een herbruikbare herinneringstemplate waarin je aan [klantnaam] laat weten dat de loonadministratie voor [periode] afgerond moet worden, wat ik van hen nodig heb om deze te verwerken, en welke uiterste datum ik moet halen. Laat duidelijke [placeholders] voor de datums en eventuele variabele onderdelen zodat ik het elke cyclus opnieuw kan gebruiken. Vriendelijk en georganiseerd.
04
Klantupdates & dagelijkse communicatie
De gewone heen-en-weer: een nieuwe klant inwerken, een maandelijkse “zo sta je ervoor”, de af en toe lastige boodschap. Geef de AI de feiten en een toon, en laat die de eerste versie opstellen.
Onboardingnotitie voor een nieuwe klant
Schrijf een warme, professionele onboardingboodschap aan een nieuwe boekhoudklant, [klantnaam] bij [bedrijfsnaam]. Bespreek: een korte welkomsboodschap, de 3 dingen die ik nodig heb om te beginnen ([bijv. toegang tot bankfeed, inlog op hun boekhoudsoftware, een lijst met vaste leveranciers]), hoe vaak we aan hun boeken werken ([wekelijks/maandelijks]) en hoe ze mij kunnen bereiken. Onder de 200 woorden, vriendelijk en duidelijk, geen jargon.
Maandelijkse “zo sta je ervoor”
Zet deze cijfers die ik al heb voorbereid om in een korte, vriendelijke maandelijkse update voor [klantnaam]. Cijfers: [bijv. omzet [bedrag], kosten [bedrag], banksaldo [bedrag], iets opvallends]. Schrijf 3–4 korte alinea’s in gewone taal: hoe de maand was, wat hun aandacht verdient en een herinnering aan wat ik nog van hen nodig heb. Warm, menselijk, niet belerend, en voeg geen enkel cijfer toe dat ik je niet heb gegeven.
Tip: plak alleen cijfers die je hebt afgestemd. De AI formuleert de update, niet de administratie.
Een strakke boodschap verzachten
Herschrijf dit zodat het stevig blijft, maar de relatie intact houdt. Context: [wat er speelt, bijv. de klant stuurt bonnetjes pas weken later]. Mijn directe concept: [plak het hier]. Herschrijf het beleefd en constructief, leg de impact op hen uit (rommelige cijfers, stress op het laatste moment) en bied één concrete manier aan om de volgende maand makkelijker te maken. Houd het kort.
Een tarief- of scopewijziging uitleggen
Maak een bericht aan [klantnaam] waarin je uitlegt dat mijn tarief voor [dienst] verandert van [oud] naar [nieuw] vanaf [datum], of dat de scope is gegroeid omdat [reden, bijv. het aantal transacties is verdubbeld]. Wees eerlijk over de reden, herinner hen aan de waarde die ze krijgen en nodig hen uit voor een kort gesprek als ze dat willen bespreken. Warm en zelfverzekerd, niet verontschuldigend.
05
Maandafsluiting, toelichtingen & proces
Het werk rondom het werk — de notities die uitleggen wat je hebt gedaan, de procedure die een nieuw teamlid kan volgen, de overdracht zodat niets verloren gaat. Hier besparen eerste versies de meeste tijd.
Je maandafsluitingsnotities uitschrijven
Zet mijn ruwe maandafsluitingsnotities om in een duidelijke toelichting voor het dossier. Mijn notities: [plak ze — wat je hebt afgestemd, wat ongebruikelijk was, welke correcties zijn gedaan, welke punten nog openstaan]. Structureer het als: wat is voltooid, wat ongebruikelijk was en hoe dat is afgehandeld, welke correcties zijn gedaan en waarom, en openstaande punten die volgende periode moeten worden opgevolgd. Houd het feitelijk en bondig, in mijn professionele toon. Voeg niets toe dat niet in mijn notities staat.
Een herhaalbaar proces documenteren
Zet mijn ruwe beschrijving om in een duidelijke stap-voor-stap procedure die een teamlid kan volgen. Proces: [bijv. hoe ik een wekelijkse bankreconciliatie voor een klant uitvoer]. Mijn beschrijving: [plak de rommelige versie]. Maak er genummerde stappen van met per stap een korte notitie “wat nodig is / wat gecontroleerd moet worden”, markeer elk punt waar iets beoordeeld of goedgekeurd moet worden, en vraag mij naar alles wat dubbelzinnig is in plaats van te gokken.
Overdrachtsnotitie voor waarneming of jaarafsluiting
Schrijf een overdrachtsnotitie voor het dossier van [klantnaam], zodat iemand anders het kan overnemen. Feiten: [gebruikte software, waar alles staat, wat is gedaan tot welke datum, bijzonderheden van deze klant, wat nog openstaat]. Zet het duidelijk op met kopjes, houd het praktisch en eindig met de top 3 dingen die de volgende persoon als eerste moet doen. Gebruik alleen wat ik je heb gegeven.
Een lange e-mailthread samenvatten
Vat deze e-mailthread samen zodat ik weer kan oppakken waar het gebleven was. Thread: [plak het hier]. Geef me de actuele status in één regel, de belangrijkste afgesproken punten, eventuele open vragen waarop nog een antwoord komt, en het ene ding dat ik waarschijnlijk als volgende moet doen. Voeg niets toe dat niet in de thread staat.
Privacy en controle, in één zin. Controleer wat elke AI-tool met je gegevens doet voordat je die voor klantwerk gebruikt, houd gevoelige identificatiegegevens uit je prompts en laat nooit een draft ongezien naar een klant gaan — jij controleert de cijfers en de codering, AI helpt alleen met de woorden.
06
Veelgestelde vragen
Welke AI-tool moet een boekhouder gebruiken?
Elke capabele algemene assistent werkt voor alles op deze pagina — ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini of Claude. De gratis versies zijn genoeg om elke prompt uit te proberen. Het merk is minder belangrijk dan de gewoonte: de tool schrijft de woorden, jij controleert de cijfers en de codering.
Kan AI de reconciliatie doen of mijn transacties coderen?
Nee — en dat moet je ook niet laten gebeuren. Een algemene AI-assistent kan je bankfeed of grootboek niet zien en mag nooit beslissen wat een transactie is of of de boeken in balans zijn. Gebruik het voor de tekst rond het werk: het opvragen van een onbekende betaling, het uitleggen van een coderingsbeslissing, het uitschrijven van je maandafsluiting. Het oordeel blijft van jou.
Is het veilig om klantgegevens in een AI-tool te plakken?
Behandel het als elke externe dienst en volg je eigen vertrouwelijkheidsverplichtingen. Houd bankrekeningnummers, belastingdossiernummers en andere gevoelige identificatiegegevens uit de prompt — gebruik de [tussen vierkante haken geplaatste] placeholders en voeg alleen de context toe die de draft nodig heeft. Controleer eerst wat de tool met je gegevens doet.
Moet ik nog steeds controleren wat AI schrijft?
Altijd. Alles hier is een eerste versie, geen afgerond document. Lees elke regel, herstel alles wat fout is en zorg dat de cijfers en codering juist zijn voordat het naar een klant gaat. AI maakt drafts; een mens is verantwoordelijk.
Als je liever had dat dit gewoon vanzelf gebeurde
Deze prompts zijn de handmatige versie — kopiëren, plakken, bewerken, versturen. Ze werken, en voor veel boekhouders is dat genoeg. Maar als je merkt dat je elke week hetzelfde opstellen, opjagen en uitleggen doet, dan is dat juist het deel dat stilletjes kan draaien binnen de tools die je al gebruikt, met je gegevens netjes verwerkt en altijd een persoon die controleert voordat er iets uitgaat.
Dat is wat SG1 Consulting bouwt met The Everything — en er is een gratis playbook van 22 pagina’s dat precies laat zien hoe een kantoor dat inzet.