AI-prompts voor de financiële administratie van non-profitorganisaties

Schrijf een eenvoudig verhalend penningmeestersrapport voor [naam van de organisatie], uitsluitend op basis van deze cijfers: [plak inkomsten, uitgaven, reservebalans, kassaldo, eventuele opvallende afwijkingen]. Houd het geschikt voor bestuurders, in korte alinea's, met een rustige en feitelijke toon. Benadruk de belangrijkste beweging, alles wat aandacht vraagt en eventuele open punten die ik moet opvolgen. Voeg geen cijfers of oorzaken toe die ik niet heb gegeven.

Tip: plak de definitieve cijfers die je al hebt gecontroleerd. De AI zet ze alleen om in een leesbaar verslag.

Stel een korte begeleidende notitie op voor het financieel pakket van het bestuur voor [vergaderdatum]. Het pakket bevat [inkomsten en uitgaven, balans, liquiditeitspositie, budgetvergelijking, fondsbewegingen]. Vertel de bestuurders in gewone taal wat het pakket laat zien, markeer de twee of drie punten die zij moeten opmerken, en eindig met een eenvoudige regel die uitnodigt om vóór de vergadering vragen te stellen. Professioneel, beknopt en makkelijk te lezen.

Leg deze resultaten uit aan bestuurders die geen accountant zijn: [plak de cijfers en je belangrijkste punten]. Schrijf in gewone taal, vermijd jargon en geef een korte uitleg van wat er is veranderd, waarom dat belangrijk is en welke beslissing of welk aandachtspunt mogelijk volgt. Houd het neutraal en geruststellend, alsof ik het in een bestuursvergadering zou zeggen.

Help me een korte uitleg opstellen voor deze budgetafwijking voor bestuurders: [onderdeel], budget [bedrag], werkelijk [bedrag], belangrijkste redenen [feiten die je hebt gecontroleerd]. Houd het feitelijk, geef aan of de afwijking verwacht of eenmalig is, en sluit af met eventuele actie die ik het bestuur wil laten opmerken. Bedenk geen redenen en trek geen conclusie die ik niet heb gegeven.

Schrijf een verhalend rapport voor een subsidieverstrekker op basis van deze feiten: [doel van het project, periode, geleverde outputs, behaalde outcomes, uitgaven, eventuele afwijkingen, eventuele uitdagingen]. Houd het feitelijk en beknopt, gebruik kopjes als dat helpt, en laat het klinken als een professionele update in plaats van marketingtekst. Voeg geen outcomes of cijfers toe die ik niet heb verstrekt.

Zet deze bulletpoints om in een update in gewone taal voor [naam van de subsidieverstrekker]: [plak prestaties, vertragingen, resterende taken, volgende stappen]. Houd de toon waarderend, helder en eerlijk, en maak het voor een lezer zonder specialistische kennis gemakkelijk om te begrijpen waar we staan. Onder 250 woorden.

Stel een korte uitleg op van hoe deze subsidie is besteed ten opzichte van het doel. Subsidiedoel: [doel]. Bestedingsspecificatie: [categorieën en bedragen die je hebt gecontroleerd]. Leg in gewone taal uit hoe de uitgaven het doel ondersteunden, vermeld eventuele onderschrijding of herallocatie die ik heb goedgekeurd, en vermijd jargon. Houd het gebalanceerd en feitelijk.

Gebruik uitsluitend deze notities: [plak je notities] en schrijf een kort onderdeel voor een subsidierapport over outputs, outcomes en eventuele uitdagingen of vertragingen. Maak duidelijk wat er is gebeurd, welk verschil dat heeft gemaakt en wat we nog moeten doen. Als de feiten beperkt zijn, zeg dat dan gewoon in plaats van gaten op te vullen.

Leg deze bewegingen in bestemde fondsen in gewone taal uit voor een bestuursstuk: [beginbalans, ontvangen inkomsten, geboekte uitgaven, eindbalans, eventuele overboekingen of vrijgaven]. Houd het eenvoudig, geef aan waarom de balans is veranderd en vermeld welk bedrag nog is bestemd voor toekomstig gebruik. Geef geen definitie van de boekhoudkundige behandeling buiten de feiten die ik geef.

Schrijf een korte notitie voor een leek waarin het verschil tussen bestemde en onbestemde fondsen in een non-profit wordt uitgelegd. Houd het algemeen, correct en zonder veel jargon, en voeg één zin toe waarin je uitlegt waarom dat onderscheid belangrijk is bij het lezen van de jaarrekening. Noem geen specifieke wet of toezichthouder.

Zet deze notities om in een duidelijke samenvatting van de fondspositie: [plak de cijfers en je notities]. Bespreek de beginbalans, de beweging in de periode, de eindbalans en eventuele vastgelegde bedragen of bekende plannen. Schrijf het zo dat een commissielid zonder boekhoudkundige achtergrond het kan volgen. Voeg geen nieuwe cijfers of aannames toe.

Stel een korte notitie op waarin deze overboeking tussen fondsen wordt uitgelegd: [bronfonds] naar [doelfonds], bedrag [bedrag], reden [reden die je hebt goedgekeurd]. Houd het feitelijk, leg uit wat er is veranderd en waarom, en laat het niet zekerder klinken dan de boekhoudkundige behandeling toelaat.

Stel een financiële update op voor [naam van het comité] op basis van deze punten: [belangrijkste cijfers, belangrijkste veranderingen, alles wat aandacht vraagt]. Houd het beknopt, neutraal en praktisch, met een korte opening, de belangrijkste update en een afsluitende zin over de volgende stap. Schrijf het voor mensen die de hoofdlijn willen zonder boekhoudkundige details.

Schrijf een eenvoudige boodschap aan leden over het budget voor [jaar/periode]. De belangrijkste punten zijn: [inkomsten, geplande uitgaven, belangrijkste prioriteiten, eventuele drukpunten]. Houd de toon transparant en geruststellend, leg in eenvoudige termen uit wat het budget probeert te bereiken en vermijd technische financiële taal.

Help me deze financiële vraag van een lid te beantwoorden met uitsluitend de feiten die ik heb gegeven: vraag [plak de vraag]; feiten [plak de feiten]. Schrijf een duidelijk, beleefd antwoord dat direct antwoord geeft, zegt wat we weten en wat we niet weten, en speculatie vermijdt. Houd het kort genoeg om als e-mailreactie te versturen.

Stel een eenvoudige uitleg op voor deze afwijking voor een leden- of comitépubliek: [budgetregel], budget [bedrag], werkelijk [bedrag], reden [feiten die je hebt gecontroleerd]. Houd het eenvoudig, geef aan of de positie beter of slechter is dan gepland, en vermeld of dit naar verwachting aanhoudt.

Schrijf een begeleidende toelichting voor dit budget dat ik heb opgesteld: [plak belangrijkste aannames, inkomstenposten, kostenfactoren, prioriteiten, risico's]. Vat de belangrijkste aannames samen, wat het budget probeert te bereiken, waar de grootste drukpunten liggen en waar bestuurders als eerste naar moeten kijken. Houd het eenvoudig en klaar voor het bestuur.

Zet deze ruwe beschrijving om in een herhaalbaar rapportageproces dat iemand anders kan volgen: [plak je huidige stappen]. Orden het in genummerde stappen, voeg onder elke stap een korte notitie toe over wat moet worden gecontroleerd, en markeer elk punt waarop een controle of goedkeuring nodig is. Als iets onduidelijk is, stel me dan een vraag in plaats van te gokken.

Vat deze lange e-mailketen samen zodat ik hem snel kan oppakken: [plak de keten]. Geef me de huidige status, de belangrijkste beslissingen of overeengekomen punten, eventuele open vragen en de volgende actie die ik moet ondernemen. Gebruik uitsluitend wat in de keten staat.

Neem deze financiële update en zet die om in een korte takenlijst voor interne opvolging: [plak de update]. Verdeel het in wat klaar is, wat nog op iemand anders wacht en wat ik vervolgens moet doen. Houd de formulering praktisch en kort.