Prompts de IA para escriturários

Escreve uma pergunta curta e amigável para [nome do cliente] sobre um pagamento que não consigo lançar. Como aparece no feed bancário: [data], [valor], "[beneficiário / descrição]". Pergunta de forma clara para que serve e se foi empresarial ou pessoal, e dá 2–3 opções prováveis que a pessoa possa apenas escolher, para que responder demore dez segundos. Mantém num único parágrafo curto, sem jargão contabilístico.

Sugestão: liste as opções prováveis reais (fornecedor, retiradas do proprietário, reembolso) — um cliente responde muito mais depressa a uma escolha múltipla do que a uma pergunta aberta.

Transforma esta lista de transações sem explicação num único email organizado para [nome do cliente]. Itens (data, valor, descrição): [colar a sua lista]. Formata como uma introdução curta mais uma lista numerada, uma linha por item, terminando cada uma com uma pergunta simples ou 2–3 opções para escolher. Pede-lhes para responderem de acordo com os números. Mantém fácil de ler rapidamente e agradece a rapidez na resposta.

Ajuda-me a explicar uma decisão de lançamento a [nome do cliente] em português simples. O que aconteceu: [ex.: lancei o pagamento de [valor] em [conta] em vez de [conta] porque ...]. Escreve 2–3 frases que digam o que fiz e porquê, numa linguagem que um não-escriturário entenda, e convida-o a sinalizar se vir isso de forma diferente. Não dês aconselhamento fiscal — apenas explica o tratamento que decidi aplicar.

Escreve uma nota rápida para [nome do cliente] sobre um possível duplicado/divergência que identifiquei ao reconciliar. Detalhes: [o que vê, por exemplo dois pagamentos idênticos de [valor] para [beneficiário] em [datas], ou uma fatura sem pagamento correspondente]. Pede para confirmarem se é genuíno ou um erro, sem assumir culpa. Um parágrafo curto e neutro.

Escreve um primeiro lembrete leve e simpático para [nome do cliente]. Ainda nos faltam [listar os itens específicos, por ex. recibos de três pagamentos por cartão, o extrato bancário de março] para concluir a escrituração de [período]. Diz claramente o que enviar e a forma mais fácil de o fazer ([por ex. foto para a app, email]), define um prazo suave de [data] e agradece. Como é o primeiro lembrete, mantém o tom caloroso.

Escreve um segundo lembrete mais firme, mas ainda cortês, para [nome do cliente], que ainda não enviou [itens em falta]. Explica claramente porque isso é importante agora — [por ex. não conseguimos reconciliar [período] nem preparar o [BAS/declaração] sem isso, e o prazo é [data]] — e oferece ajuda se houver algo do lado deles a dificultar. Menos de 150 palavras, ainda respeitoso.

Cria uma checklist curta, em português simples, que eu possa enviar a [nome do cliente] com tudo o que precisamos a cada [semana / mês] para manter os livros atualizados. Agrupa de forma sensata (banco, vendas, compras/recibos, folha de pagamento, outros). Em cada item acrescenta uma nota de uma linha sobre o que parece, para que um não-escriturário saiba o que reunir, e termina com como e até quando enviar.

Ajuda-me a propor uma rotina mensal simples para [nome do cliente] para deixarmos de pedir os mesmos registos em cada período. A minha ideia: [por ex. tiram foto aos recibos à medida que surgem e enviam o acesso bancário, nós reconciliamos até dia 10]. Escreve uma mensagem curta e encorajadora que apresente isto como uma forma de facilitar a vida deles (menos correria no fim do mês, números mais limpos), explique quem faz o quê e pergunte se querem experimentar.

Redige uma mensagem breve para [nome do cliente] pedindo que confirme a folha de pagamento deste período antes de eu a processar. O que preciso que seja confirmado: [por ex. horas de funcionários ocasionais, qualquer licença tirada, novos admitidos ou saídas, bónus]. Indica a data-limite ([data/hora]) para eu ter tempo de a executar e verificar, e torna fácil responder. Curta e clara.

Ajuda-me a explicar, com linguagem simples e tranquilizadora, porque é que o salário de um colaborador mudou neste período. Os factos (que já verifiquei): [por ex. o líquido é mais baixo devido a [motivo — imposto adicional, licença sem vencimento, uma correção]]. Escreve uma nota curta que o empregador possa transmitir, declarando claramente o motivo e indicando a quem perguntar se houver dúvidas. Sem aconselhamento fiscal ou jurídico — apenas explica os valores que lhe dei.

Escreve um modelo de lembrete reutilizável a dizer a [nome do cliente] que a folha de pagamento de [período] precisa de ser fechada, o que preciso deles para a executar e qual o prazo para me enviarem. Deixa [marcadores de posição] claros para as datas e quaisquer itens variáveis, para que eu o possa reutilizar em cada ciclo. Amigável e organizado.

Escreve uma mensagem de integração calorosa e profissional para um novo cliente de escrituração, [nome do cliente] da [nome da empresa]. Aborda: uma breve boas-vindas, as 3 coisas de que preciso para começar ([por ex. acesso ao feed bancário, login no software contabilístico, lista de fornecedores regulares]), com que frequência trabalharemos nos livros ([semanal/mensal]) e como me contactar. Menos de 200 palavras, amigável e claro, sem jargão.

Transforma estes números que já preparei numa atualização mensal curta e amigável para [nome do cliente]. Números: [por ex. receita [valor], despesas [valor], caixa no banco [valor], qualquer ponto relevante]. Escreve 3–4 parágrafos curtos em português simples: como correu o mês, qualquer coisa que mereça a atenção deles e um lembrete de qualquer coisa de que ainda precise deles. Caloroso, humano, sem paternalismo, e não acrescentes nenhum número que eu não te tenha dado.

Sugestão: cole apenas números que já conciliou. A IA está a redigir a atualização, não a produzir as contas.

Reformula isto para que continue firme mas mantenha a relação intacta. Contexto: [o que se passa, por ex. o cliente continua a enviar recibos semanas tarde]. O meu rascunho direto: [colar aqui]. Reescreve-o para ser cortês e construtivo, explica o impacto neles (números desorganizados, stress de última hora) e oferece uma forma concreta de tornar o próximo mês mais fácil. Mantém curto.

Redige uma mensagem para [nome do cliente] a explicar que o meu honorário para [serviço] está a mudar de [antigo] para [novo] a partir de [data], ou que o âmbito aumentou porque [motivo, por ex. o volume de transações duplicou]. Seja honesto quanto ao motivo, relembre o valor que recebem e convide-os para uma chamada rápida se quiserem falar. Caloroso e confiante, não apologético.

Transforma as minhas notas soltas de fecho mensal numa redação clara para o ficheiro. As minhas notas: [colar — o que conciliou, o que houve de invulgar, ajustes feitos, itens ainda em aberto]. Estrutura-as em: o que foi concluído, o que houve de invulgar e como foi tratado, ajustes feitos e porquê, e itens em aberto para acompanhar no período seguinte. Mantém factual e conciso, na minha voz profissional. Não acrescentes nada que não esteja nas minhas notas.

Transforma a minha descrição solta num procedimento claro, passo a passo, que um membro da equipa possa seguir. Processo: [por ex. como faço uma reconciliação bancária semanal para um cliente]. A minha descrição: [colar a versão confusa]. Formata em passos numerados com uma nota curta de “o que é necessário / o que verificar” por passo, assinala qualquer ponto em que algo deva ser revisto ou aprovado e pergunta-me sobre qualquer coisa ambígua em vez de adivinhar.

Escreve uma nota de passagem para o ficheiro de [nome do cliente] para que outra pessoa o possa assumir. Factos: [software usado, onde estão as coisas, o que está feito até que data, particularidades deste cliente, o que está pendente]. Organiza claramente com títulos, mantém o texto prático e termina com as 3 principais coisas que a próxima pessoa deve fazer primeiro. Usa apenas o que eu te dei.

Resume este fio de email para que eu possa retomar de onde ficou. Fio: [colar]. Dá-me o estado atual numa linha, os pontos-chave acordados, quaisquer perguntas em aberto à espera de resposta e a única coisa que mais provavelmente preciso de fazer a seguir. Não acrescentes nada que não esteja no fio.