Näin pääset alkuun tekoälyn kanssa kirjanpitäjänä

Ei projektia, ei budjettia, ei ammattislangia. Rauhallinen ensimmäinen viikko, joka muuttaa ajatuksen "meidän pitäisi tutustua tekoälyyn" pariksi tehtäväksi, jotka se aidosti tekee puolestasi — turvallisesti.

Koko menetelmä yhdellä rivillä: valitse yksi toistuva kirjoitustehtävä, liitä valmis kehote mihin tahansa pätevään tekoälyavustajaan, vaihda [paikkamerkit] oikeilla tiedoilla, lue ja muokkaa mitä vastaukseksi tulee, ja lähetä.

Siinä se. Kaikki alla oleva auttaa sinua vain tekemään sen hyvin ja rakentamaan tavan vaarantamatta mitään merkityksellistä.

Mitä tarvitset ennen kuin aloitat

Vähemmän kuin luulisit. Kolme asiaa, joista yhdenkään kokeileminen ei maksa mitään.

Pääsy pätevään tekoälyavustajaan. Mikä tahansa valtavirran yleiskäyttöisistä avustajista hoitaa nämä tehtävät. Et tarvitse erikoistunutta kirjanpitotyökalua aloittaaksesi.
Yksi todellinen tehtävä mielessä. Jokin, jonka kirjoitat yhä uudelleen — dokumentin perääntyminen, yhteenveto, selkokielinen selitys. Valitse se, joka ärsyttää sinua eniten.
Selkeä ajatus asiakastiedoista. Päätä etukäteen, mitä olet valmis liittämään mukaan. Epäselvässä tilanteessa käytä paikkamerkkejä tai yksilöimättömiä tietoja, kunnes olet valinnut työkalun, johon toimistosi luottaa.

Kokeile sitä kerran, juuri nyt

Nopein tapa "tajuta" tekoäly on tuntea, miten se säästää sinulta viisi minuuttia. Tässä matalan riskin ensimmäinen yritys — dokumentin perääntyminen, paikkamerkit korvaamassa kaiken asiakaskohtaisen.

Kirjoita ystävällinen ensimmäinen muistutus asiakkaalle [asiakkaan nimi]. Odotamme edelleen aineistoa [täsmälliset dokumentit], jotta voimme viimeistellä heidän [kausi] [ALV:n / kirjanpidon]. Ilmoita määräaika ([päivämäärä]), tee selväksi tarkalleen mitä lähettää ja miten, ja kiitä heitä etukäteen. Pidä keveänä — tämä on ensimmäinen muistutus, ei varoitus.

Liitä se, täytä hakasulkeet oikealla (tai keksityllä) esimerkillä ja katso tulosta. Huomaa kaksi asiaa: kuinka lähellä ensimmäinen luonnos on, ja missä säätäisit sanamuotoa kuulostaaksesi sinulta. Tuo kuilu — luonnoksesta lopulliseen — on koko arvo, ja se kutistuu, kun kehotteesi paranevat.

Kun olet valmis lisää, kehotekirjastossa on yli 20 näitä asiakasviestinnän, perääntymisen, selkokielisten selitysten, verokauden ja hallinnon aiheista.

Hellävarainen ensimmäinen viikko

Sinun ei tarvitse varata aikaa. Sisällytä yksi pieni kokeilu työhön, jota olit muutenkin tekemässä, viitenä päivänä peräkkäin.

Peräänny jotain. Käytä yllä olevaa muistutuskehotetta todelliseen dokumenttiin, jota odotat. Muokkaa, lähetä ja huomaa kuinka kauan siihen meni verrattuna alusta kirjoittamiseen.
Tiivistä tapaaminen. Seuraavan asiakaspuhelun jälkeen liitä karkeat muistiinpanosi ja pyydä selkeää yhteenvetoa. Katso kuinka paljon siistimistä se säästää.
Selitä luku. Ota luku, jonka olet jo varmistanut, ja pyydä tekoälyä selittämään se selkokielellä ei-kirjanpitäjälle. Tarkista jokainen rivi, ja käytä sitten sanamuotoa uudelleen.
Tallenna paras kehotteesi. Se joka toimi parhaiten, säilytä jossain käden ulottuvilla paikkamerkit tallella, jotta voit käyttää sitä uudelleen sekunneissa.
Näytä yhdelle kollegalle. Jaa kehote, joka säästi sinulta eniten aikaa. Tapa leviää nopeammin kuin ohjeistus.

Pidä rima yksinkertaisena: mikään ei mene asiakkaalle lukematta, etkä koskaan luota tekoälyyn luvun kanssa, jota et ole itse tarkistanut. Pysy näiden kahden rajan sisällä, ja haittapuoli on käytännössä nolla.

Kaksi tapaa, jotka kannattaa pitää

Kun se napsahtaa, nämä kaksi tapaa erottavat toimistot, jotka saavat kestävää arvoa, niistä, jotka käyttävät tekoälyä kerran ja unohtavat sen.

Kohtele kehotteita toimiston omaisuutena. Kun jokin luotettavasti tuottaa oikean tuloksen, tallenna se sinne, missä tiimi voi käyttää sitä uudelleen. Jaettu kirjasto todistettuja kehotteita on hiljaisesti yksi tuottavimmista asioista, joita toimisto voi rakentaa.
Säilytä aina tarkistusvaihe. Pätevä henkilö tarkistaa luvut, sävyn ja luottamuksellisuuden ennen kuin mitään lähetetään. Tämä on se, mikä antaa sinun nopeuttaa laskematta rimaasi.

Kun kopioi-liittäminen alkaa tuntua pullonkaulalta — kun toivot, että tämä vain tapahtuisi jo olemassa olevien järjestelmiesi sisällä, kytkettynä dataasi — se on luonteva hetki hankkia apua.

Kun olet valmis muuhun kuin kopioi-liittämiseen

Itse aloittaminen on juuri oikea ensimmäinen liike. Kun haluat tekoälyn kudottuna siihen, miten toimistosi todella toimii — kytkettynä järjestelmiisi, käsiteltynä turvallisesti, tarkistus sisäänrakennettuna — siinä kohtaa kumppani auttaa.

SG1 Consulting työskentelee kirjanpito- ja tilitoimistojen kanssa tehdäkseen tämän kunnolla, sinulle sopivaan tahtiin, tiimisi tukevasti hallinnassa.

Hanki ilmainen opas → Avaa kehotekirjasto

SG1 rakentaa myös The Everything, kaiken kattavan tekoälyavustajan pienyrityksille.