KI-Prompts für Steuerberater & Buchhalter

Schreibe eine herzliche, professionelle Onboarding-E-Mail an einen neuen Mandanten, [Mandantenname] bei [Firmenname]. Wir sind sein [Steuerberater / Buchhalter] und übernehmen [Leistungen, z. B. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnabrechnung, Jahresabschluss]. In der E-Mail: begrüße ihn, nenne die 3 Dinge, die wir für den Start von ihm brauchen ([z. B. Zugang zum Kontoabruf, Vorjahresabschlüsse, Steuernummer]), und erkläre, wie er uns erreichen kann. Halte sie unter 200 Wörtern, freundlich, aber sachlich, ohne Fachjargon.

Mache aus diesen groben Notizen eines Mandantengesprächs eine klare Zusammenfassungs-E-Mail. Mandant: [Mandantenname]. Meine Notizen: [deine Notizen einfügen]. Gliedere sie so: eine einzeilige Zusammenfassung, „Worüber wir gesprochen haben" (Stichpunkte), „Was wir vereinbart haben" (Stichpunkte) und „Nächste Schritte" mit der Angabe, wer für jeden Punkt zuständig ist, und allen genannten Terminen. Halte meinen Ton professionell und knapp. Erfinde nichts, was nicht in meinen Notizen steht.

Hilf mir, diese Nachricht umzuformulieren, damit sie bestimmt bleibt, aber die Beziehung nicht beschädigt. Kontext: [was los ist, z. B. der Mandant schickt Belege ständig zu spät]. Mein Entwurf: [deine direkte Fassung einfügen]. Formuliere ihn höflich und konstruktiv um, erkläre die Auswirkung auf ihn (nicht nur auf uns) und biete eine konkrete Möglichkeit an, es beim nächsten Mal leichter zu machen. Halte es kurz.

Entwirf eine E-Mail an [Mandantenname], die erklärt, dass sich unser Honorar für [Leistung] von [alter Betrag] auf [neuer Betrag] ändert, gültig ab [Datum]. Erkläre den Grund ehrlich ([z. B. erweiterter Umfang / jährliche Überprüfung]), versichere ihm den Wert, den er erhält, und lade ihn ein, einen Gesprächstermin zu vereinbaren, falls er es besprechen möchte. Warm, selbstbewusst, nicht entschuldigend.

Hilf mir, einem Mandanten zu antworten, der über [das Problem, z. B. eine Verzögerung / eine unerwartete Rechnung / einen Fehler auf unserer Seite] verärgert ist. Was passiert ist: [die Fakten, ehrlich]. Was ich dazu sagen / tun möchte: [deine Position und jede Lösung]. Schreibe eine ruhige, respektvolle Antwort, die anerkennt, wie er sich fühlt, angemessene Verantwortung übernimmt, klar sagt, was wir bis wann tun, und die Tür offen hält. Entschuldige dich nicht übermäßig und verspreche nicht zu viel. Verwende nur die Fakten, die ich dir gegeben habe.

Schreibe eine freundliche erste Erinnerung an [Mandantenname]. Wir warten noch auf [die konkreten Unterlagen nennen, z. B. Kontoauszüge für März, drei Lieferantenrechnungen], damit wir seine [Periode] [Umsatzsteuer-Voranmeldung / Buchhaltung] abschließen können. Nenne die Frist ([Datum]), mache klar, was genau wie zu senden ist, und bedanke dich im Voraus. Halte es locker — das ist der erste Anstoß, keine Verwarnung.

Schreibe eine bestimmtere, aber weiterhin höfliche zweite Erinnerung an [Mandantenname], der noch nicht [fehlende Punkte] geschickt hat. Die Einreichungsfrist ist [Datum], also nur noch [X Tage] entfernt. Erkläre klar, was passiert, wenn wir es nicht rechtzeitig erhalten ([z. B. Risiko eines Verspätungszuschlags]), und biete Hilfe an, falls es bei ihm hakt. Unter 150 Wörtern.

Erstelle eine kurze, verständliche Checkliste, die ich [Mandantenname] schicken kann und die alles auflistet, was wir von ihm brauchen, um seine [Jahresabschluss / Steuererklärung] für [Periode] vorzubereiten. Gliedere sie in sinnvolle Kategorien (Einnahmen, Ausgaben, Bank, Vermögen, Sonstiges). Füge bei jedem Punkt eine einzeilige Notiz hinzu, wie er aussieht, damit auch ein Nicht-Buchhalter weiß, wonach er suchen muss. Schließe damit ab, wie und bis wann er es senden soll.

Hilf mir, eine kurze Rückfrage an [Mandantenname] zu einer Buchung zu schreiben, die ich nicht zuordnen kann. Details: [Datum, Betrag, Zahlungsempfänger/Beschreibung, wie sie im Kontoabruf erscheint]. Frage ihn in einfacher Sprache, wofür sie war und ob sie geschäftlich oder privat war, und gib 2–3 wahrscheinliche Optionen vor, die er einfach auswählen kann, damit die Antwort schnell geht. Ein kurzer Absatz.

Erkläre das [Mandantenname], der kein Buchhalter ist, in verständlicher Sprache. Sein [Periode] Nettogewinn betrug [Betrag], verglichen mit [Vorbetrag] in der Periode davor. Die wesentlichen Treiber waren [z. B. höhere Materialkosten, geringerer Umsatz in Monat X]. Schreibe 2–3 kurze Absätze: was die Zahl für ihn bedeutet, was sich verändert hat und warum, und eine Sache, die man im Auge behalten sollte. Kein Fachjargon, keine Beratung über das hinaus, was ich dir gegeben habe.

Mein Mandant [Mandantenname] ist verwirrt, warum sein Unternehmen „auf dem Papier profitabel" ist, der Kontostand aber knapp. Erkläre in einfachen Worten den Unterschied zwischen Gewinn und Liquidität anhand seiner Situation: [z. B. Gewinn von [Betrag], aber [Betrag] in unbezahlten Rechnungen gebunden und [Betrag] im Warenbestand]. Verwende eine alltägliche Analogie, halte es beruhigend und schließe mit einer praktischen Sache, die er sich anschauen könnte. Unter 250 Wörtern.

Erkläre die Kennzahl „[Kennzahl, z. B. Rohertragsmarge]" einem Kleinunternehmer, der den Begriff noch nie gehört hat. Sein aktueller Wert ist [Wert]. Behandle: was sie misst, warum sie für seine Art von Unternehmen wichtig ist ([Branche]) und ob [Wert] etwas ist, worüber man sich freuen oder was man beobachten sollte. Verständliche Sprache, eine kurze Analogie, kein Vortrag.

Schreibe ein kurzes Begleitschreiben, das oben auf dem [Periode] Management-Bericht steht, den ich [Mandantenname] schicke. Höhepunkte, die ich erwähnen möchte: [2–4 Stichpunkte in eigenen Worten]. Halte es bei 4–5 Sätzen, beginne mit der einzelnen wichtigsten Erkenntnis und schließe mit der Einladung, einen Gesprächstermin zu vereinbaren, falls er es durchgehen möchte. Selbstbewusst und menschlich, nicht roboterhaft.

Formuliere das so um, dass ein Kleinunternehmer ohne Finanzhintergrund es verstehen würde. Original: [den fachlichen Satz einfügen, z. B. zu Rückstellungen, Abschreibung, Umsatzsteuerbehandlung]. Gib mir eine verständliche Fassung in 1–2 Sätzen, halte sie korrekt und vermeide, es so weit zu vereinfachen, dass es falsch wird. Falls ein Begriff sich wirklich nicht vereinfachen lässt, behalte ihn, aber füge eine kurze Erklärung in Klammern hinzu.

Entwirf eine wiederverwendbare Vorlage für eine Erinnerungs-E-Mail zur Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie soll dem Mandanten mitteilen, dass seine [Quartal] Umsatzsteuer-Voranmeldung bis [Datum] einzureichen ist, auflisten, was wir noch von ihm brauchen, um sie vorzubereiten, und angeben, bis wann wir es brauchen, damit wir vor der Einreichung Zeit zur Prüfung haben. Lasse klare [Platzhalter] für alles Mandantenspezifische. Freundlich, strukturiert und leicht zu überfliegen.

Hilf mir, [Mandantenname] mitzuteilen, dass seine geschätzte Steuerlast für [Periode] [Betrag] beträgt, fällig am [Datum]. Das ist [höher / niedriger] als letztes Jahr, hauptsächlich weil [Grund]. Schreibe eine E-Mail, die die Zahl klar vorne liefert, das „Warum" einfach erklärt, die von mir aufgeführten Zahlungsoptionen darlegt ([Optionen]) und anbietet, es zu besprechen. Ruhig und sachlich — eine Steuerrechnung ist schon stressig genug.

Schreibe eine proaktive E-Mail, die [Mandantenname] zu einem Planungsgespräch vor dem Jahresende einlädt, vor [Datum des Geschäftsjahresendes]. Erkläre in allgemeinen Worten, warum es sich lohnt, seine Lage vor dem Jahresabschluss zu prüfen statt danach, nenne ein paar Dinge, die wir gemeinsam anschauen könnten ([z. B. Zeitpunkt von Anschaffungen, Altersvorsorge, anstehende Änderungen]), und mache es einfach, einen Termin zu buchen. Warm und hilfreich, nicht werblich. Gib keine konkrete Steuerberatung — das ist eine Einladung zu einem Gespräch.

Schreibe eine kurze, beruhigende Bestätigungs-E-Mail an [Mandantenname], die ihm mitteilt, dass seine [Umsatzsteuer-Voranmeldung / Steuererklärung] für [Periode] eingereicht wurde. Nenne das zentrale Ergebnis ([z. B. Erstattung von [Betrag] / Nachzahlung von [Betrag] fällig am [Datum]]), jede einzelne Handlung, die er vornehmen muss, und ein Dankeschön dafür, dass er uns seine Unterlagen rechtzeitig übermittelt hat. Unter 120 Wörtern.

Mache aus meiner groben Beschreibung eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung, der ein Teammitglied folgen könnte. Prozess: [z. B. wie wir einen neuen Buchhaltungsmandanten aufnehmen]. Meine Beschreibung: [die unordentliche Fassung einfügen]. Formatiere sie als nummerierte Schritte mit einer kurzen Notiz „wer macht das / was wird benötigt" pro Schritt, markiere jeden Punkt, an dem eine Prüfung oder Freigabe erfolgen sollte, und halte es praktisch. Frage mich bei allem Unklaren nach, statt zu raten.

Fasse diesen E-Mail-Verlauf zusammen, damit ich dort weitermachen kann, wo er aufgehört hat. Verlauf: [einfügen]. Gib mir: den aktuellen Stand in einer Zeile, die bisher vereinbarten Kernpunkte, alle offenen Fragen, die auf eine Antwort warten, und die eine Sache, die ich als Nächstes höchstwahrscheinlich tun muss. Füge nichts hinzu, was nicht im Verlauf steht.

Entwirf ein kurzes Mandanten-Update für [Kanzleiname] zum Thema [Thema, z. B. eine allgemeine Erinnerung zum Aufbewahren von Unterlagen für das neue Geschäftsjahr]. Halte es wirklich nützlich und allgemein — praktische Hinweise, keine konkrete Finanz- oder Steuerberatung. Ziele auf 150–200 Wörter, eine klare Betreffzeile, einen freundlichen Ton und eine einfache Handlungsaufforderung, sich bei Fragen zu melden. Schreibe es so, dass ich die Struktur jedes Quartal wiederverwenden kann.

Hilf mir, eine kurze „Wie wir geholfen haben"-Notiz für unsere Website zu schreiben, auf Basis echter Fakten, die ich dir gebe. Fakten: [Mandantentyp, was er brauchte, was wir taten, das Ergebnis in seinen Worten]. Halte es wahrheitsgemäß und bescheiden — keine übertriebenen Behauptungen oder erfundenen Zahlen. Etwa 120 Wörter, dritte Person, endend mit der Art von Mandant, zu dem wir gut passen. Verwende nur, was ich bereitgestellt habe.