Prompty AI dla księgowych i biur rachunkowych

Napisz ciepły, profesjonalny e-mail powitalny do nowego klienta, [imię klienta] z [nazwa firmy]. Jesteśmy jego [księgowym / biurem rachunkowym] i będziemy zajmować się [usługi, np. deklaracje VAT, płace, sprawozdania roczne]. W e-mailu: przywitaj go, wymień 3 rzeczy, których od niego potrzebujemy, by zacząć ([np. dostęp do wyciągów bankowych, dane finansowe z poprzedniego roku, dane NIP]), i wyjaśnij, jak może się z nami skontaktować. Zmieść się w 200 słowach, przyjaźnie, ale rzeczowo, bez żargonu.

Zamień te surowe notatki ze spotkania z klientem w przejrzysty e-mail podsumowujący. Klient: [imię klienta]. Moje notatki: [wklej swoje notatki]. Ułóż to jako: jednozdaniowe podsumowanie, „Co omówiliśmy" (punkty), „Co ustaliliśmy" (punkty) oraz „Następne kroki" z informacją, kto odpowiada za każdą pozycję i wszelkimi wspomnianymi datami. Zachowaj mój profesjonalny i zwięzły ton. Nie wymyślaj niczego, czego nie ma w moich notatkach.

Pomóż mi przeredagować tę wiadomość tak, by pozostała stanowcza, ale nie zaszkodziła relacji. Kontekst: [co się dzieje, np. klient ciągle wysyła rachunki z opóźnieniem]. Mój szkic: [wklej swoją dosadną wersję]. Przepisz ją tak, by była uprzejma i konstruktywna, wyjaśnij, jak to wpływa na niego (nie tylko na nas), i zaproponuj jeden konkretny sposób, by następnym razem było łatwiej. Niech będzie krótka.

Zredaguj e-mail do [imię klienta] wyjaśniający, że nasza opłata za [usługa] zmienia się z [stara kwota] na [nowa kwota], obowiązująca od [data]. Wyjaśnij powód szczerze ([np. rozszerzenie zakresu / coroczny przegląd]), zapewnij o wartości, jaką otrzymuje, i zaproś do umówienia rozmowy, jeśli chciałby to omówić. Ciepło, pewnie, bez przepraszania.

Pomóż mi odpowiedzieć klientowi, który jest sfrustrowany z powodu [problem, np. opóźnienie / niespodziewany rachunek / błąd po naszej stronie]. Co się stało: [fakty, szczerze]. Co chcę powiedzieć / zrobić w tej sprawie: [twoje stanowisko i ewentualne rozwiązanie]. Napisz spokojną, pełną szacunku odpowiedź, która uzna jego uczucia, weźmie odpowiednią odpowiedzialność, jasno określi, co zrobimy i do kiedy, i pozostawi otwarte drzwi. Nie przepraszaj nadmiernie ani nie obiecuj za dużo. Użyj tylko faktów, które podałem.

Napisz przyjazne pierwsze przypomnienie do [imię klienta]. Wciąż czekamy na [wymień konkretne dokumenty, np. wyciągi bankowe za marzec, trzy faktury od dostawców], abyśmy mogli ukończyć jego [deklarację VAT / księgi] za [okres]. Podaj termin ([data]), jasno określ, co dokładnie ma wysłać i jak, i podziękuj z góry. Niech będzie lekkie — to pierwsze przypomnienie, nie ostrzeżenie.

Napisz bardziej stanowcze, ale wciąż uprzejme drugie przypomnienie do [imię klienta], który nie przysłał jeszcze [brakujące pozycje]. Termin złożenia to [data], czyli za [X dni]. Wyjaśnij wprost, co się stanie, jeśli nie otrzymamy tego na czas ([np. ryzyko kary za spóźnione złożenie]), i zaoferuj pomoc, jeśli po jego stronie jest jakiś zator. Poniżej 150 słów.

Stwórz krótką, napisaną prostym językiem listę kontrolną, którą mogę wysłać do [imię klienta], wymieniającą wszystko, czego od niego potrzebujemy, by przygotować jego [sprawozdanie roczne / zeznanie podatkowe] za [okres]. Pogrupuj to w sensowne kategorie (przychody, wydatki, bank, aktywa, inne). Do każdej pozycji dodaj jednolinijkową notatkę, jak wygląda, aby osoba niebędąca księgowym wiedziała, czego szukać. Zakończ informacją, jak i do kiedy to wysłać.

Pomóż mi napisać szybkie zapytanie do [imię klienta] o transakcję, której nie mogę zaksięgować. Szczegóły: [data, kwota, odbiorca/opis, jak widnieje na wyciągu bankowym]. Zapytaj go prostym językiem, czego dotyczyła i czy była służbowa czy prywatna, i podaj 2–3 prawdopodobne opcje, spośród których może po prostu wybrać, by szybko odpowiedzieć. Jeden krótki akapit.

Wyjaśnij to [imię klienta], który nie jest księgowym, prostym językiem. Jego zysk netto za [okres] wyniósł [kwota], w porównaniu z [poprzednia kwota] w poprzednim okresie. Głównymi przyczynami były [np. wyższe koszty materiałów, niższa sprzedaż w miesiącu X]. Napisz 2–3 krótkie akapity: co ta liczba oznacza dla niego, co się zmieniło i dlaczego, oraz jedną rzecz, na którą warto zwrócić uwagę. Bez żargonu, bez porad wykraczających poza to, co ci podałem.

Mój klient [imię klienta] nie rozumie, dlaczego jego firma jest „rentowna na papierze", ale saldo na koncie jest napięte. W prostych słowach wyjaśnij różnicę między zyskiem a przepływem gotówki na jego sytuacji: [np. zysk [kwota], ale [kwota] zamrożone w nieopłaconych fakturach i [kwota] w towarze]. Użyj codziennej analogii, brzmij uspokajająco i zakończ jedną praktyczną rzeczą, której mógłby się przyjrzeć. Poniżej 250 słów.

Wyjaśnij wskaźnik „[wskaźnik, np. marża brutto]" właścicielowi małej firmy, który nigdy nie słyszał tego terminu. Jego obecna wartość to [wartość]. Omów: co mierzy, dlaczego jest ważny dla jego rodzaju biznesu ([branża]) i czy [wartość] to powód do zadowolenia czy do obserwacji. Prosty język, jedna krótka analogia, bez wykładu.

Napisz krótką notatkę wprowadzającą, która znajdzie się na górze raportu zarządczego za [okres], który wysyłam do [imię klienta]. Najważniejsze punkty, które chcę wspomnieć: [2–4 punkty własnymi słowami]. Zmieść się w 4–5 zdaniach, zacznij od jednego najważniejszego wniosku i zakończ zaproszeniem do umówienia rozmowy, jeśli chciałby przez to przejść. Pewnie i po ludzku, nie robotycznie.

Przepisz to tak, by właściciel małej firmy bez wiedzy finansowej to zrozumiał. Oryginał: [wklej techniczne zdanie, np. o rozliczeniach międzyokresowych, amortyzacji, rozliczeniu VAT]. Podaj mi jedną wersję prostym językiem w 1–2 zdaniach, zachowaj dokładność i unikaj upraszczania do tego stopnia, że staje się błędne. Jeśli jakiegoś terminu naprawdę nie da się uprościć, zostaw go, ale dodaj krótkie wyjaśnienie w nawiasie.

Zredaguj szablon e-maila przypominającego o deklaracji VAT do wielokrotnego użytku. Powinien poinformować klienta, że jego deklaracja VAT za [kwartał] ma zostać złożona do [data], wymienić, czego jeszcze od niego potrzebujemy, by ją przygotować, i zaznaczyć, do kiedy tego potrzebujemy, byśmy mieli czas na weryfikację przed złożeniem. Zostaw wyraźne [symbole zastępcze] dla wszystkiego, co specyficzne dla klienta. Przyjaźnie, uporządkowanie i łatwo do przejrzenia.

Pomóż mi przekazać [imię klienta], że jego szacowany podatek do zapłaty za [okres] wynosi [kwota], płatny do [data]. To [więcej / mniej] niż w zeszłym roku, głównie z powodu [powód]. Napisz e-mail, który jasno podaje liczbę na początku, prosto wyjaśnia „dlaczego", przedstawia opcje płatności, które wymieniłem ([opcje]), i proponuje omówienie tego. Spokojnie i rzeczowo — rachunek podatkowy jest wystarczająco stresujący.

Napisz proaktywny e-mail zapraszający [imię klienta] na rozmowę planistyczną przed końcem roku, przed [data końca roku finansowego]. Wyjaśnij ogólnie, dlaczego warto przejrzeć jego sytuację przed zamknięciem roku, a nie po, wymień kilka rzeczy, które moglibyśmy przeanalizować razem ([np. termin zakupów, składki emerytalne, nadchodzące zmiany]), i ułatw umówienie terminu. Ciepło i pomocnie, bez nachalnej sprzedaży. Nie udzielaj konkretnych porad podatkowych — to zaproszenie do rozmowy.

Napisz krótki, uspokajający e-mail z potwierdzeniem do [imię klienta], informujący, że jego [deklaracja VAT / zeznanie podatkowe] za [okres] została złożona. Zawrzyj kluczowy wynik ([np. zwrot [kwota] / do zapłaty [kwota] w terminie [data]]), pojedyncze działanie, które musi podjąć, oraz podziękowanie za dostarczenie dokumentów na czas. Poniżej 120 słów.

Zamień mój surowy opis w przejrzystą procedurę krok po kroku, którą członek zespołu mógłby wykonać. Proces: [np. jak przyjmujemy nowego klienta biura rachunkowego]. Mój opis: [wklej nieuporządkowaną wersję]. Sformatuj to jako ponumerowane kroki z krótką notatką „kto to robi / co jest potrzebne" przy każdym kroku, oznacz każdy moment, w którym powinna nastąpić weryfikacja lub zatwierdzenie, i zachowaj praktyczność. Pytaj mnie o wszystko, co niejednoznaczne, zamiast zgadywać.

Podsumuj ten wątek e-mailowy, abym mógł podjąć go tam, gdzie się skończył. Wątek: [wklej go]. Podaj mi: obecny status w jednej linijce, kluczowe punkty ustalone do tej pory, wszelkie otwarte pytania oczekujące na odpowiedź oraz jedną rzecz, którą najprawdopodobniej muszę zrobić dalej. Nie dodawaj niczego, czego nie ma w wątku.

Zredaguj krótką aktualizację dla klientów firmy [nazwa firmy] na temat [temat, np. ogólne przypomnienie o przechowywaniu dokumentów na nowy rok finansowy]. Niech będzie naprawdę użyteczna i ogólna — praktyczne porządki, a nie konkretne porady finansowe czy podatkowe. Celuj w 150–200 słów, wyraźny temat wiadomości, przyjazny ton i proste wezwanie do działania, by skontaktować się z pytaniami. Napisz to tak, bym mógł wykorzystywać tę strukturę co kwartał.

Pomóż mi napisać krótką notatkę „jak pomogliśmy" na naszą stronę, opartą na prawdziwych faktach, które ci podam. Fakty: [typ klienta, czego potrzebował, co zrobiliśmy, wynik jego słowami]. Niech będzie prawdziwa i skromna — bez przesadzonych twierdzeń czy zmyślonych liczb. Około 120 słów, trzecia osoba, zakończona opisem klienta, do którego dobrze pasujemy. Użyj tylko tego, co podałem.