Prompts de IA para contabilistas & guarda-livros

Escreve um email de acolhimento caloroso e profissional para um novo cliente, [nome do cliente] da [nome da empresa]. Somos o seu [contabilista / guarda-livros] e vamos tratar de [serviços, ex.: IVA, processamento de salários, contas de fim de ano]. No email: dá-lhe as boas-vindas, enumera as 3 coisas de que precisamos dele para começar ([ex.: acesso ao extrato bancário, contas do ano anterior, dados do NIF]) e explica como nos pode contactar. Mantém abaixo das 200 palavras, amigável mas profissional, sem jargão.

Transforma estas notas informais de uma reunião com um cliente num email de resumo claro. Cliente: [nome do cliente]. As minhas notas: [cole as suas notas]. Estrutura-o assim: um resumo numa linha, "O que discutimos" (pontos), "O que acordámos" (pontos) e "Próximos passos" com quem fica responsável por cada item e quaisquer datas mencionadas. Mantém a minha voz profissional e concisa. Não inventes nada que não esteja nas minhas notas.

Ajuda-me a reformular esta mensagem para que se mantenha firme mas não prejudique a relação. Contexto: [o que se passa, ex.: o cliente continua a enviar os recibos com atraso]. O meu rascunho: [cole a sua versão direta]. Reescreve-a de forma educada e construtiva, explica o impacto para ele (não só para nós) e oferece uma forma concreta de facilitar da próxima vez. Mantém-na curta.

Redige um email para [nome do cliente] a explicar que os nossos honorários por [serviço] vão mudar de [valor antigo] para [valor novo], com efeitos a [data]. Explica a razão com honestidade ([ex.: aumento do âmbito / revisão anual]), tranquiliza-o quanto ao valor que recebe e convida-o a marcar uma chamada caso queira falar sobre isso. Caloroso, confiante, sem pedir desculpa.

Ajuda-me a responder a um cliente que está frustrado por causa de [o problema, ex.: um atraso / uma fatura inesperada / um erro nosso]. O que aconteceu: [os factos, com honestidade]. O que quero dizer / fazer em relação a isso: [a sua posição e qualquer correção]. Escreve uma resposta calma e respeitosa que reconheça como ele se sente, assuma a responsabilidade adequada, indique claramente o que vamos fazer e até quando, e mantenha a porta aberta. Não peças desculpa em excesso nem prometas de mais. Usa apenas os factos que te dei.

Escreve um primeiro lembrete amigável para [nome do cliente]. Continuamos à espera de [enumere os documentos específicos, ex.: extratos bancários de março, três faturas de fornecedores] para podermos concluir o seu [IVA / contas] de [período]. Indica o prazo ([data]), deixa claro exatamente o que enviar e como, e agradece-lhe antecipadamente. Mantém-no leve — este é o primeiro toque, não um aviso.

Escreve um segundo lembrete mais firme mas ainda cortês para [nome do cliente], que ainda não enviou [itens em falta]. O prazo de entrega é [data], que fica agora a [X dias] de distância. Explica claramente o que acontece se não recebermos a tempo ([ex.: risco de coima por entrega fora de prazo]) e oferece ajuda caso haja algum obstáculo do lado dele. Menos de 150 palavras.

Cria uma checklist curta, em linguagem simples, que eu possa enviar a [nome do cliente] a enumerar tudo o que precisamos dele para preparar as suas [contas de fim de ano / declaração de IRS] de [período]. Agrupa-a em categorias lógicas (rendimentos, despesas, banco, ativos, outros). Para cada item, acrescenta uma nota de uma linha sobre o seu aspeto, para que alguém sem formação contabilística saiba o que procurar. Termina com como e até quando enviar.

Ajuda-me a escrever um pedido rápido a [nome do cliente] sobre um movimento que não consigo classificar. Detalhes: [data, valor, beneficiário/descrição tal como aparece no extrato bancário]. Pergunta-lhe, em linguagem simples, para que foi e se era profissional ou pessoal, e dá 2–3 opções prováveis que ele possa apenas escolher para tornar a resposta rápida. Um parágrafo curto.

Explica isto a [nome do cliente], que não é contabilista, em linguagem simples. O lucro líquido do seu [período] foi de [valor], em comparação com [valor anterior] no período anterior. Os principais motivos foram [ex.: custos de materiais mais altos, menos vendas no mês X]. Escreve 2–3 parágrafos curtos: o que o número significa para ele, o que mudou e porquê, e uma coisa que vale a pena vigiar. Sem jargão, sem aconselhamento além do que te dei.

O meu cliente [nome do cliente] está confuso sobre por que motivo o negócio é "lucrativo no papel" mas o saldo bancário está apertado. Em termos simples, explica a diferença entre lucro e tesouraria usando a situação dele: [ex.: lucro de [valor], mas [valor] preso em faturas por cobrar e [valor] em stock]. Usa uma analogia do dia a dia, mantém-na tranquilizadora e termina com uma coisa prática que ele poderia analisar. Menos de 250 palavras.

Explica a métrica "[métrica, ex.: margem bruta]" a um pequeno empresário que nunca ouviu o termo. O valor atual dele é [valor]. Aborda: o que mede, por que importa para o tipo de negócio dele ([setor]) e se [valor] é algo com que ficar satisfeito ou a vigiar. Linguagem simples, uma analogia curta, sem sermão.

Escreve uma nota de apresentação curta para figurar no topo do relatório de gestão de [período] que vou enviar a [nome do cliente]. Destaques que quero mencionar: [2–4 pontos por suas próprias palavras]. Mantém-na em 4–5 frases, começa pela conclusão mais importante e termina convidando-o a marcar uma chamada caso queira analisá-la em conjunto. Confiante e humana, não robótica.

Reescreve isto para que um pequeno empresário sem conhecimentos financeiros entenda. Original: [cole a frase técnica, ex.: sobre acréscimos, depreciações, tratamento de IVA]. Dá-me uma versão em linguagem simples em 1–2 frases, mantém-na rigorosa e evita simplificar tanto que passe a estar errada. Se um termo genuinamente não puder ser simplificado, mantém-no mas acrescenta uma breve explicação entre parênteses.

Redige um modelo de email reutilizável de lembrete de IVA. Deve informar o cliente de que o IVA do seu [trimestre] deve ser entregue até [data], enumerar o que ainda precisamos dele para o preparar, e indicar até quando precisamos disso para termos tempo de rever antes de entregar. Deixa campos [variáveis] claros para tudo o que seja específico do cliente. Amigável, organizado e fácil de ler na diagonal.

Ajuda-me a dizer a [nome do cliente] que o imposto estimado a pagar por [período] é [valor], com vencimento a [data]. Isto é [mais alto / mais baixo] do que no ano passado, sobretudo porque [motivo]. Escreve um email que apresente o número claramente logo no início, explique o "porquê" de forma simples, indique as opções de pagamento que enumerei ([opções]) e ofereça falar sobre isso. Calmo e factual — um imposto a pagar já é stress suficiente.

Escreve um email proativo a convidar [nome do cliente] para uma conversa de planeamento antes do fecho do ano, antes de [data de fim do ano fiscal]. Explica, em termos gerais, por que vale a pena rever a situação antes de o ano fechar em vez de depois, enumera algumas coisas que poderíamos analisar em conjunto ([ex.: calendário de compras, planos de reforma, alterações previstas]) e torna fácil marcar uma hora. Caloroso e útil, sem ser comercial. Não dês aconselhamento fiscal específico — isto é um convite para uma conversa.

Escreve um email de confirmação breve e tranquilizador para [nome do cliente] a informar de que o seu [IVA / declaração de IRS] de [período] foi entregue. Inclui o resultado principal ([ex.: reembolso de [valor] / valor a pagar de [valor] com vencimento a [data]]), qualquer ação que ele precise de tomar, e um agradecimento por nos ter feito chegar os registos a tempo. Menos de 120 palavras.

Transforma a minha descrição informal num procedimento claro, passo a passo, que um membro da equipa possa seguir. Processo: [ex.: como acolhemos um novo cliente de contabilidade]. A minha descrição: [cole a versão desorganizada]. Formata-o como passos numerados com uma nota curta "quem faz isto / o que é necessário" por passo, assinala qualquer ponto em que deva ocorrer uma revisão ou aprovação, e mantém-no prático. Pergunta-me sobre tudo o que seja ambíguo em vez de adivinhar.

Resume esta cadeia de emails para eu poder retomá-la onde ficou. Cadeia: [cole-a aqui]. Dá-me: o estado atual numa linha, os pontos principais acordados até agora, quaisquer questões em aberto à espera de resposta, e a única coisa que muito provavelmente preciso de fazer a seguir. Não acrescentes nada que não esteja na cadeia.

Redige uma novidade curta para clientes da [nome da empresa] sobre o tema [tema, ex.: um lembrete geral sobre guardar registos para o novo ano fiscal]. Mantém-na genuinamente útil e geral — orientações práticas, não aconselhamento financeiro ou fiscal específico. Aponta para 150–200 palavras, um assunto claro, um tom amigável e uma chamada à ação simples para nos contactar com dúvidas. Escreve-a de forma a poder reutilizar a estrutura a cada trimestre.

Ajuda-me a escrever uma breve nota de "como ajudámos" para o nosso site, com base em factos reais que te vou dar. Factos: [tipo de cliente, do que precisava, o que fizemos, o resultado nas palavras dele]. Mantém-na verídica e modesta — sem afirmações exageradas ou números inventados. Cerca de 120 palavras, na terceira pessoa, terminando com o tipo de cliente para o qual somos uma boa escolha. Usa apenas o que forneci.