Instrucciones de IA para contables y tenedores de libros

Escribe un correo de bienvenida cálido y profesional para un nuevo cliente, [nombre del cliente] de [nombre de la empresa]. Somos su [contable / tenedor de libros] y nos encargaremos de [servicios, p. ej. declaraciones, nóminas, cuentas anuales]. En el correo: dale la bienvenida, enumera las 3 cosas que necesitamos de él para empezar ([p. ej. acceso al feed bancario, cuentas del ejercicio anterior, datos fiscales]) y explícale cómo puede contactarnos. Que tenga menos de 200 palabras, tono amable pero profesional, sin jerga.

Convierte estas notas en bruto de una reunión con un cliente en un correo de resumen claro. Cliente: [nombre del cliente]. Mis notas: [pega tus notas]. Estructúralo así: un resumen de una línea, «Lo que hablamos» (viñetas), «Lo que acordamos» (viñetas) y «Próximos pasos» con quién se encarga de cada punto y cualquier fecha mencionada. Mantén mi voz profesional y concisa. No inventes nada que no esté en mis notas.

Ayúdame a reformular este mensaje para que siga siendo firme pero no dañe la relación. Contexto: [qué está pasando, p. ej. el cliente sigue enviando los recibos tarde]. Mi borrador: [pega tu versión directa]. Reescríbelo para que sea educado y constructivo, explica el impacto que tiene para él (no solo para nosotros) y ofrece una forma concreta de facilitarlo la próxima vez. Que sea breve.

Redacta un correo para [nombre del cliente] explicando que nuestros honorarios por [servicio] cambian de [importe anterior] a [importe nuevo], con efecto a partir del [fecha]. Explica el motivo con honestidad ([p. ej. mayor alcance / revisión anual]), tranquilízalo sobre el valor que recibe e invítalo a reservar una llamada si quiere comentarlo. Cálido, seguro, sin tono de disculpa.

Ayúdame a responder a un cliente que está molesto por [el problema, p. ej. un retraso / una factura inesperada / un error nuestro]. Qué pasó: [los hechos, con honestidad]. Lo que quiero decir / hacer al respecto: [tu postura y cualquier solución]. Escribe una respuesta calmada y respetuosa que reconozca cómo se siente, asuma la responsabilidad adecuada, indique con claridad qué haremos y para cuándo, y deje la puerta abierta. No te disculpes en exceso ni prometas de más. Usa solo los hechos que te he dado.

Escribe un primer recordatorio amable para [nombre del cliente]. Seguimos esperando [enumera los documentos concretos, p. ej. los extractos bancarios de marzo, tres facturas de proveedores] para poder completar su [declaración / contabilidad] de [periodo]. Indica la fecha límite ([fecha]), deja claro exactamente qué debe enviar y cómo, y dale las gracias de antemano. Que sea distendido: este es el primer aviso, no una advertencia.

Escribe un segundo recordatorio más firme pero aún cortés para [nombre del cliente], que todavía no ha enviado [elementos que faltan]. La fecha límite de presentación es el [fecha], que ahora está a [X días]. Explica con claridad qué ocurre si no lo recibimos a tiempo ([p. ej. riesgo de una sanción por presentación fuera de plazo]) y ofrece ayuda si hay algún atasco por su parte. Menos de 150 palabras.

Crea una lista de comprobación breve y en lenguaje sencillo que pueda enviar a [nombre del cliente] enumerando todo lo que necesitamos de él para preparar sus [cuentas anuales / declaración de la renta] de [periodo]. Agrúpala en categorías con sentido (ingresos, gastos, banco, activos, otros). Para cada elemento añade una nota de una línea sobre qué aspecto tiene, para que alguien que no es contable sepa qué buscar. Termina indicando cómo y para cuándo enviarlo.

Ayúdame a escribir una consulta rápida a [nombre del cliente] sobre una transacción que no puedo clasificar. Datos: [fecha, importe, beneficiario/descripción tal como aparece en el feed bancario]. Pregúntale, en lenguaje sencillo, para qué era y si fue de empresa o personal, y dale 2–3 opciones probables entre las que pueda elegir para que responder sea rápido. Un párrafo breve.

Explícale esto a [nombre del cliente], que no es contable, en lenguaje sencillo. Su beneficio neto de [periodo] fue de [importe], comparado con [importe anterior] del periodo previo. Los principales factores fueron [p. ej. mayores costes de materiales, menores ventas en el mes X]. Escribe 2–3 párrafos breves: qué significa el número para él, qué cambió y por qué, y una cosa que valga la pena vigilar. Sin jerga, sin asesoramiento más allá de lo que te he dado.

Mi cliente [nombre del cliente] está confundido sobre por qué su negocio es «rentable sobre el papel» pero el saldo bancario está justo. En términos sencillos, explica la diferencia entre beneficio y flujo de caja usando su situación: [p. ej. un beneficio de [importe], pero [importe] retenido en facturas impagadas e [importe] en existencias]. Usa una analogía cotidiana, que sea tranquilizador y termina con una cosa práctica que podría revisar. Menos de 250 palabras.

Explica la métrica «[métrica, p. ej. margen bruto]» a un propietario de pequeña empresa que nunca ha oído el término. Su cifra actual es [valor]. Cubre: qué mide, por qué importa para su tipo de negocio ([sector]) y si [valor] es algo por lo que alegrarse o que vigilar. Lenguaje sencillo, una analogía breve, sin sermones.

Escribe una breve nota de presentación para poner al principio del informe de gestión de [periodo] que voy a enviar a [nombre del cliente]. Puntos destacados que quiero mencionar: [2–4 puntos con tus propias palabras]. Que tenga 4–5 frases, empieza por la conclusión más importante y termina invitándolo a reservar una llamada si quiere repasarlo. Con seguridad y tono humano, no robótico.

Reescribe esto para que un propietario de pequeña empresa sin formación financiera lo entienda. Original: [pega la frase técnica, p. ej. sobre devengos, amortización, tratamiento del IVA]. Dame una versión en lenguaje sencillo de 1–2 frases, mantenla exacta y evita simplificarla tanto que acabe siendo incorrecta. Si un término de verdad no se puede simplificar, consérvalo pero añade una breve explicación entre paréntesis.

Redacta una plantilla reutilizable de correo de recordatorio de declaración. Debe decirle al cliente que su declaración del [trimestre] debe presentarse antes del [fecha], enumerar lo que aún necesitamos de él para prepararla e indicar para cuándo lo necesitamos, de modo que tengamos tiempo de revisar antes de presentar. Deja [marcadores] claros para cualquier cosa específica del cliente. Amable, organizado y fácil de leer en diagonal.

Ayúdame a decirle a [nombre del cliente] que su impuesto estimado a pagar por [periodo] es de [importe], con vencimiento el [fecha]. Esto es [mayor / menor] que el año pasado, principalmente porque [motivo]. Escribe un correo que presente el número con claridad al principio, explique el «porqué» de forma sencilla, exponga las opciones de pago que he enumerado ([opciones]) y ofrezca comentarlo. Calmado y objetivo: una factura de impuestos ya es bastante estresante.

Escribe un correo proactivo invitando a [nombre del cliente] a una conversación de planificación previa al cierre del ejercicio, antes del [fecha de cierre del ejercicio]. Explica, en términos generales, por qué vale la pena revisar su situación antes de que cierre el año en lugar de después, enumera algunas cosas que podríamos revisar juntos ([p. ej. el momento de las compras, planes de pensiones, cambios próximos]) y facilita reservar una hora. Cálido y servicial, sin tono comercial. No des asesoramiento fiscal concreto: esto es una invitación a una conversación.

Escribe un correo de confirmación breve y tranquilizador para [nombre del cliente] informándole de que su [declaración / declaración de la renta] de [periodo] ha sido presentada. Incluye el resultado clave ([p. ej. devolución de [importe] / a pagar de [importe] con vencimiento el [fecha]]), cualquier acción que deba realizar y un agradecimiento por haber enviado sus registros a tiempo. Menos de 120 palabras.

Convierte mi descripción en bruto en un procedimiento claro paso a paso que un miembro del equipo pueda seguir. Proceso: [p. ej. cómo incorporamos a un nuevo cliente de teneduría de libros]. Mi descripción: [pega la versión desordenada]. Dale formato de pasos numerados con una nota breve de «quién lo hace / qué se necesita» en cada paso, señala cualquier punto en el que deba haber una revisión o aprobación, y mantenlo práctico. Pregúntame por cualquier cosa que sea ambigua en lugar de suponer.

Resume este hilo de correo para que pueda retomarlo donde se quedó. Hilo: [pégalo]. Dame: el estado actual en una línea, los puntos clave acordados hasta ahora, cualquier pregunta abierta a la espera de respuesta y lo único que probablemente necesito hacer a continuación. No añadas nada que no esté en el hilo.

Redacta una breve actualización para clientes de [nombre de la firma] sobre el tema de [tema, p. ej. un recordatorio general sobre conservar los registros para el nuevo ejercicio]. Que sea de verdad útil y general: consejos prácticos de organización, no asesoramiento financiero o fiscal concreto. Apunta a 150–200 palabras, una línea de asunto clara, un tono amable y una llamada a la acción sencilla para que se pongan en contacto con sus dudas. Escríbelo de forma que pueda reutilizar la estructura cada trimestre.

Ayúdame a escribir una breve nota de «cómo ayudamos» para nuestra web, basada en hechos reales que te daré. Hechos: [tipo de cliente, qué necesitaba, qué hicimos, el resultado en sus palabras]. Que sea veraz y modesta: sin afirmaciones exageradas ni números inventados. Unas 120 palabras, en tercera persona, terminando con el tipo de cliente para el que somos una buena opción. Usa solo lo que te he proporcionado.