פרומפטים של בינה מלאכותית לרואי חשבון ומנהלי חשבונות

כתוב מייל קליטה חם ומקצועי ללקוח חדש, [שם הלקוח] ב[שם העסק]. אנחנו ה[רואה חשבון / מנהל חשבונות] שלהם ונטפל ב[שירותים, למשל דיווח תקופתי, שכר, דוחות שנתיים]. במייל: קבל אותם בברכה, פרט את 3 הדברים שאנחנו צריכים מהם כדי להתחיל ([למשל גישה לפיד הבנק, דוחות של שנה קודמת, פרטי מספר עוסק]), והסבר איך הם יכולים ליצור איתנו קשר. שמור על מתחת ל-200 מילים, ידידותי אך ענייני, ללא ז'רגון.

הפוך את ההערות הגולמיות האלה מפגישה עם לקוח למייל סיכום ברור. לקוח: [שם הלקוח]. ההערות שלי: [הדבק את ההערות שלך]. בנה את זה כך: תקציר בשורה אחת, "מה דנו בו" (נקודות), "מה סיכמנו" (נקודות), ו"הצעדים הבאים" עם מי אחראי על כל פריט וכל תאריך שהוזכר. שמור על הקול שלי מקצועי ותמציתי. אל תמציא שום דבר שלא נמצא בהערות שלי.

עזור לי לנסח מחדש את ההודעה הזו כך שתישאר תקיפה אך לא תפגע בקשר. הקשר: [מה קורה, למשל הלקוח ממשיך לשלוח קבלות באיחור]. הטיוטה שלי: [הדבק את הגרסה הבוטה שלך]. שכתב אותה כך שתהיה מנומסת ובונה, הסבר את ההשפעה עליהם (לא רק עלינו), והצע דרך קונקרטית אחת להקל בפעם הבאה. שמור על זה קצר.

נסח מייל אל [שם הלקוח] שמסביר ששכר הטרחה שלנו עבור [שירות] משתנה מ[סכום ישן] ל[סכום חדש], בתוקף מ[תאריך]. הסבר את הסיבה בכנות ([למשל היקף מוגדל / סקירה שנתית]), הרגע אותם לגבי הערך שהם מקבלים, והזמן אותם לקבוע שיחה אם ירצו לדון בזה. חם, בטוח, לא מתנצל.

עזור לי להשיב ללקוח שמתוסכל בגלל [הבעיה, למשל עיכוב / חשבון לא צפוי / טעות מצידנו]. מה שקרה: [העובדות, בכנות]. מה שאני רוצה להגיד / לעשות בנוגע לזה: [העמדה שלך וכל תיקון]. כתוב תשובה רגועה ומכבדת שמכירה בתחושותיהם, לוקחת אחריות מתאימה, מציינת בבירור מה נעשה ועד מתי, ומשאירה את הדלת פתוחה. אל תתנצל יתר על המידה ואל תבטיח יתר על המידה. השתמש רק בעובדות שנתתי.

כתוב תזכורת ראשונה ידידותית אל [שם הלקוח]. אנחנו עדיין ממתינים ל[פרט את המסמכים הספציפיים, למשל דפי בנק של מרץ, שלוש חשבוניות ספקים] כדי שנוכל להשלים את [הדיווח התקופתי / הנהלת החשבונות] של [התקופה]. ציין את המועד האחרון ([תאריך]), הבהר בדיוק מה לשלוח וכיצד, והודה להם מראש. שמור על זה קליל — זו הדחיפה הראשונה, לא אזהרה.

כתוב תזכורת שנייה תקיפה יותר אך עדיין אדיבה אל [שם הלקוח], שעדיין לא שלח את [הפריטים החסרים]. המועד האחרון להגשה הוא [תאריך], שנמצא כעת במרחק [X ימים]. פרט בבירור מה קורה אם לא נקבל את זה בזמן ([למשל סיכון לקנס על הגשה מאוחרת]), והצע לעזור אם יש עיכוב מצידם. מתחת ל-150 מילים.

צור רשימת תיוג קצרה ובשפה פשוטה שאוכל לשלוח אל [שם הלקוח], שמפרטת את כל מה שאנחנו צריכים מהם כדי להכין את [הדוחות השנתיים / דוח המס] שלהם עבור [התקופה]. חלק את זה לקטגוריות הגיוניות (הכנסות, הוצאות, בנק, נכסים, אחר). לכל פריט הוסף הערה בשורה אחת על איך הוא נראה כך שאדם שאינו רואה חשבון יידע מה לחפש. סיים עם איך ועד מתי לשלוח את זה.

עזור לי לכתוב שאלה מהירה אל [שם הלקוח] על עסקה שאני לא מצליח לסווג. פרטים: [תאריך, סכום, מקבל התשלום/תיאור כפי שמופיע בפיד הבנק]. שאל אותם, בשפה פשוטה, למה זה היה ואם זה היה עסקי או פרטי, ותן 2–3 אפשרויות סבירות שהם פשוט יכולים לבחור מהן כדי שהמענה יהיה מהיר. פסקה קצרה אחת.

הסבר את זה אל [שם הלקוח], שאינו רואה חשבון, בשפה פשוטה. הרווח הנקי שלהם ל[תקופה] היה [סכום], בהשוואה ל[סכום קודם] בתקופה שלפני. הגורמים המרכזיים היו [למשל עלויות חומרים גבוהות יותר, מכירות נמוכות יותר בחודש X]. כתוב 2–3 פסקאות קצרות: מה המספר אומר עבורם, מה השתנה ולמה, ודבר אחד ששווה לשים עליו עין. ללא ז'רגון, ללא ייעוץ מעבר למה שנתתי לך.

הלקוח שלי [שם הלקוח] מבולבל לגבי למה העסק שלו "רווחי על הנייר" אך יתרת הבנק דחוקה. במונחים פשוטים, הסבר את ההבדל בין רווח לתזרים מזומנים באמצעות המצב שלהם: [למשל רווח של [סכום], אך [סכום] תקוע בחשבוניות שלא שולמו ו[סכום] במלאי]. השתמש באנלוגיה יומיומית, שמור על זה מרגיע, וסיים בדבר מעשי אחד שהם יכולים לבדוק. מתחת ל-250 מילים.

הסבר את המדד "[מדד, למשל רווח גולמי]" לבעל עסק קטן שמעולם לא שמע את המונח. הנתון הנוכחי שלהם הוא [ערך]. כסה: מה הוא מודד, למה זה חשוב לסוג העסק שלהם ([ענף]), והאם [ערך] הוא משהו להרגיש טוב לגביו או לשים עליו עין. שפה פשוטה, אנלוגיה קצרה אחת, ללא הרצאה.

כתוב מכתב פתיחה קצר שישב בראש דוח ההנהלה של [התקופה] שאני שולח ל[שם הלקוח]. נקודות עיקריות שאני רוצה להזכיר: [2–4 נקודות במילים שלך]. שמור על זה ל-4–5 משפטים, פתח עם התובנה החשובה ביותר האחת, וסיים בהזמנה לקבוע שיחה אם ירצו לעבור על זה יחד. בטוח ואנושי, לא רובוטי.

שכתב את זה כך שבעל עסק קטן ללא רקע פיננסי יבין. מקור: [הדבק את המשפט הטכני, למשל על צבירה, פחת, טיפול במע"מ]. תן לי גרסה אחת בשפה פשוטה ב-1–2 משפטים, שמור על דיוק, והימנע מלפשט את זה כל כך שזה יהפוך לשגוי. אם מונח באמת לא ניתן לפישוט, השאר אותו אך הוסף הסבר קצר בסוגריים.

נסח תבנית מייל תזכורת דיווח תקופתי לשימוש חוזר. היא צריכה לומר ללקוח שהדיווח התקופתי של [הרבעון] מיועד להגשה עד [תאריך], לפרט מה עדיין אנחנו צריכים מהם כדי להכין אותו, ולציין מתי אנחנו צריכים את זה כדי שיהיה לנו זמן לבדוק לפני ההגשה. השאר [מצייני מקום] ברורים לכל דבר ספציפי ללקוח. ידידותי, מאורגן, וקל לסריקה.

עזור לי לומר ל[שם הלקוח] שהמס המשוער לתשלום שלהם עבור [תקופה] הוא [סכום], לתשלום עד [תאריך]. זה [גבוה / נמוך] יותר מאשתקד בעיקר בגלל [סיבה]. כתוב מייל שמוסר את המספר בבירור מלכתחילה, מסביר את ה"למה" בפשטות, מפרט את אפשרויות התשלום שציינתי ([אפשרויות]), ומציע לדבר על זה. רגוע וענייני — חשבון מס מלחיץ מספיק.

כתוב מייל יזום שמזמין את [שם הלקוח] לשיחת תכנון לפני סוף השנה, לפני [תאריך סוף שנת הכספים]. הסבר, במונחים כלליים, למה שווה לסקור את מצבם לפני שהשנה נסגרת ולא אחרי, פרט כמה דברים שנוכל לבחון יחד ([למשל תזמון רכישות, פנסיה, שינויים צפויים]), והקל על קביעת מועד. חם ומועיל, לא מכירתי. אל תיתן ייעוץ מס ספציפי — זו הזמנה לשיחה.

כתוב מייל אישור קצר ומרגיע אל [שם הלקוח] שמודיע להם שה[דיווח התקופתי / דוח המס] שלהם עבור [תקופה] הוגש. כלול את התוצאה המרכזית ([למשל החזר של [סכום] / תשלום של [סכום] עד [תאריך]]), כל פעולה יחידה שהם צריכים לבצע, ותודה על שהעבירו לנו את הרשומות בזמן. מתחת ל-120 מילים.

הפוך את התיאור הגולמי שלי לנוהל ברור צעד-אחר-צעד שחבר צוות יוכל לעקוב אחריו. תהליך: [למשל איך אנחנו קולטים לקוח ניהול חשבונות חדש]. התיאור שלי: [הדבק את הגרסה המבולגנת]. עצב את זה כצעדים ממוספרים עם הערה קצרה של "מי עושה זאת / מה נדרש" לכל צעד, סמן כל נקודה שבה צריכה להתרחש בדיקה או אישור, ושמור על זה מעשי. שאל אותי על כל דבר עמום במקום לנחש.

סכם את שרשור המייל הזה כדי שאוכל להמשיך מהיכן שהוא נעצר. שרשור: [הדבק אותו]. תן לי: את הסטטוס הנוכחי בשורה אחת, הנקודות המרכזיות שסוכמו עד כה, כל שאלה פתוחה שממתינה לתשובה, והדבר האחד שסביר להניח שאני צריך לעשות אחר כך. אל תוסיף שום דבר שלא נמצא בשרשור.

נסח עדכון קצר ללקוחות עבור [שם המשרד] בנושא [נושא, למשל תזכורת כללית על שמירת רשומות לשנת הכספים החדשה]. שמור על זה שימושי וכללי באמת — סדר בית מעשי, לא ייעוץ פיננסי או מס ספציפי. כוון ל-150–200 מילים, שורת נושא ברורה, טון ידידותי, וקריאה פשוטה לפעולה ליצירת קשר עם שאלות. כתוב את זה כך שאוכל להשתמש שוב במבנה בכל רבעון.

עזור לי לכתוב הערת "איך עזרנו" קצרה לאתר שלנו, בהתבסס על עובדות אמיתיות שאתן לך. עובדות: [סוג הלקוח, מה הם צריכים, מה עשינו, התוצאה במילים שלהם]. שמור על זה אמיתי וצנוע — ללא טענות מוגזמות או מספרים מומצאים. סביב 120 מילים, בגוף שלישי, בסיום עם סוג הלקוח שאנחנו מתאימים לו. השתמש רק במה שסיפקתי.